Các loại máy chấm công phổ biến trên thị trường
Máy chấm công hiện được chia làm hai loại cơ bản nhất là máy chấm công cơ học và máy chấm công điện tử. Đối với máy chấm công cơ học, dữ liệu sẽ được lưu trên thẻ giấy, còn máy chấm công điện tử thì sử dụng phần mềm chấm công để lưu dữ liệu. Đối với máy chấm công thẻ giấy, khi xử lý dữ liệu, bộ phận nhân sự cần phải tự đọc thông tin. Trong khi đó, máy chấm công điện tử là loại máy có bộ nhớ và phần mềm kết nối với máy tính để người sử dụng dễ dàng lấy và xử lý dữ liệu.
Máy chấm công điện tử lại được chia làm 3 loại: Chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng hoặc vân tay. Mỗi loại máy chấm công này các đặc điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp. Dưới đây là bảng so sánh ưu nhược điểm của các loại máy chấm công phổ biến hiện nay:
| Loại máy | Vân tay | Thẻ từ | Thẻ giấy |
| Loại hình đơn vị sử dụng | Văn phòng,tòa nhà… các đơn vị hành chính | Phù hợp với hầu hết các mô hình hoạt động của các đơn vị. | Các đơn vị sản xuất chia nhiều ca, làm về sản xuất, tay bị dơ dầu mỡ, không nên chấm công bằng vân tay |
| Quy mô doanh nghiệp sử dụng | Trung bình 150 người | Trung bình 450 người | Công xưởng quy mô trên 50 người |
| Cơ chế nhận dạng | Nhận dạng dấu vân tay | Nhận dạng bằng thẻ cảm ứng hoặc thẻ từ | Nhận dạng bằng thẻ giấy |
| Tốc độ chấm | 6 giây/người | 2 giây/người | 1 giây/người |
| Kết nối mạng | Kết nối máy tính qua mạng LAN, internet | Kết nối máy tính qua mạng LAN, internet | – |
| Chức năng phụ | Chức năng phân quyền quản lý. Có thể tích hợp vừa vân tay và thẻ cảm ứng. Màn hình hiển thị thị tên người chấm công | Chức năng phân quyền quản lý. Màn hình hiển thị thị tên người chấm công | – |
| Cơ chế tổng hợp dữ liệu | Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính | Dùng phần mềm quản lý, tổng hợp công và các báo cáo trên máy tính | Tổng hợp bằng tay |
| Ưu điểm | Nhân viên không thể chấm công hộ nhau. Tiết kiệm chi phí (không phải tốn tiền mua thẻ). Ổn định trong quá trình chấm công | Thời gian chấm công nhanh, tính ổn định cao. It phụ thuộc vào môi trường và người sử dụng | Rẻ tiền, hiệu quả chấm công ổn định, phù hợp với quy mô công ty lớn, thao tác nhanh chóng. Tuổi thọ máy cao, có nguồn pin dự phòng khi mất điện |
| Khuyết điểm | Tính ổn định tùy thuộc vào người sử dụng và môi trường làm việc. Máy hoạt động kém nếu tay người sử dụng dính dầu mỡ hoặc môi trường làm việc bụi bặm. Thời gian chấm công lâu hơn dùng thẻ. Chi phí bảo hành cao. | Nhân viên phải luôn mang thẻ bên người. Thẻ chấm công có thể bị hỏng (mất từ tính), thất lạc hoặc nhân viên quên mang thẻ thì không thể chấm công. Nhân viên có thể chấm công thay cho nhau. Chi phí sử dụng cao vì phải in thêm thẻ. | Nhân viên phải luôn mang theo và bảo quản “tấm thẻ giấy” bên người. Thẻ chấm công làm bằng giấy nên dễ bị ướt, rách hoặc thất lạc. Nhân viên có thể chấm công thay cho nhau Thiết kế của máy chấm công thẻ giấy thô cứng, to lớn, không tạo được tính chuyên nghiệp cho công ty. |
Chọn máy chấm công vân tay, thẻ từ hay thẻ giấy?
Để biết được nên chọn mua loại máy chấm công nào cho doanh nghiệp mình, người dùng nên cân nhắc những yếu tố sau:
Tính năng của máy: Nếu đơn vị bạn làm việc ở văn phòng, nhà xưởng nhỏ, khô thoáng… có dấu vân tay sạch; nhân viên <50 người… máy chấm công vân tay là lựa chọn thích hợp. Loại máy này có chi phí đầu tư thấp, tính bảo mật cao, có thể kết nối internet nhưng lại mất nhiều thời gian vì phải đặt vân tay vào đúng vị trí.
Còn nếu là loại hình nhà xưởng, xí nghiệp có số nhân viên >50 người; cần máy dễ sử dụng, thời gian chấm công nhanh, ổn định, có thể chọn máy chấm công bằng thẻ giấy (chấm công theo ngày, môi trường làm việc khô thoáng) hoặc máy chấm công bằng thẻ cảm ứng (khi phải làm việc với các hóa chất, dầu mỡ). 2 loại máy này chấm công bằng thẻ nên chi phí cao, có thể chấm công thay thế được, trong đó chấm công bằng thẻ cảm ứng nhanh hơn, máy được kết nối với internet nên dễ quản lý hơn.
Ngoài ra, trên thị trường còn có những máy chấm công sử dụng kết hợp cả dấu vân tay và thẻ cảm ứng, vừa rút ngắn thời gian chấm công mà thông tin lại được bảo mật tốt hơn.
Nhu cầu sử dụng: Đơn vị bạn cần máy chỉ thực hiện chấm công hay vừa chấm công vừa kiểm soát cửa vào/ra (Ronald Jack F8, Wise eye WSE 850A). Tiếp đó là các yêu cầu về dung lượng bộ nhớ máy, thời gian chấm công, số lượng ca quản lý, dạng in của dữ liệu…
Những máy chấm công có pin lưu điện sẽ không bị sập nguồn khi cúp điện, lưu trữ dữ liệu trong thời gian dài. Máy sử dụng công nghệ cao như công nghệ in kim (máy thẻ giấy); mắt đọc cảm biến quang học thay cho cảm biến hình ảnh, đầu đọc thẻ không bị mài mòn (máy vân tay và thẻ cảm ứng)… được nhiều đơn vị lựa chọn.
Thương hiệu tốt, giá cạnh tranh: Trên thị trường có rất nhiều thương hiệu máy chấm công xuất xứ từ Malaysia, Đài Loan, Hàn Quốc, Mexico… đảm bảo chất lượng như Ronald Jack (2,5- trên 5 triệu), Wise eye (2,5- trên 9 triệu), Hitech(Hitech X628C- giá gần 3 triệu), Actatek, Metron (Metron K400- giá gần 7 triệu)…
Chế độ bảo hành: Máy chấm công là thiết bị phần cứng để nhận diện nên cần phải kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công (trừ máy bằng thẻ giấy) để truy xuất dữ liệu. Việc cài đặt, sử dụng phần mềm hơi phức tạp cần người hướng dẫn và xử lý sự cố. Bạn nên chọn những đơn vị có chế độ bảo hành tốt, thời gian bảo hành lâu, có thể hỗ trợ trực tiếp hoặc từ xa vào mọi thời điểm…
