Máy hủy tài liệu là một thiết bị văn phòng ngày càng phổ biến với các nhân viên công sở. Đặc biệt là ở các cơ quan, doanh nghiệp quy mô lớn, có những thông tin mật, quan trọng hay các thông tin cá nhân của khách hàng cần được bảo mật tuyệt đối.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn tìm hiểu kỹ hơn về những lợi ích của máy hủy tài liệu văn phòng này để hiểu rõ hơn tại sao đây lại là một thiết bị quan trọng cần có tại nơi làm việc nhé!
Tại sao bạn nên mua máy hủy tài liệu văn phòng?
Giúp bảo mật thông tin
Thông thường, nếu in tài liệu sai, bạn sẽ vò giấy và ném chúng vào thùng rác phải không nào? Tuy nhiên, đây là cách làm sai lầm đối với thông tin bí mật của một công ty, có thể gây nguy hiểm cho doanh nghiệp.
Những thông tin quan trọng cần được đảm bảo tính bảo mật hay những báo cáo tài chính không cần thiết cần được tiêu hủy ngay trước khi nó có cơ hội đến tay những người có ý đồ xấu, gây bất lợi cho công ty. Đồng thời, nó cũng như ngăn chặn các hành vi đánh cắp danh tính và rò rỉ dữ liệu mật của công ty. Đặc biệt, vấn đề này lại cần được quan tâm hơn cả đối với công việc kinh doanh vì “thương trường là chiến trường”.
Do đó, máy hủy tài liệu văn phòng với các chức năng cắt giấy theo kiểu vụn hoặc mảnh siêu vụn, đảm bảo những chi tiết nội dung của tài liệu không thể định đạng lại, sẽ mang lại tính bảo mật tuyệt đối, an toàn cho các thông tin quan trọng của các cơ quan, doanh nghiệp.
Tuân thủ các quy định pháp luật
Luật pháp có những quy định cụ thể trong việc bảo vệ thông tin cá nhân cùng những thông tin quan trọng khác. Vì vây, việc sở hữu một chiếc máy hủy tài liệu trong văn phòng để tiêu hủy những dữ liệu quan trọng là một trong những trách nhiệm mà mỗi công ty, mỗi cá nhân cần tuân theo để đảm bảo không để lộ thông tin cá nhân riêng tư của khách hàng hay của nhân viên.
Giúp văn phòng công ty gọn gàng hơn
Việc có quá nhiều giấy tờ không cần thiết sẽ làm ảnh hưởng đến việc tìm kiếm cũng như lưu trữ tài liệu trong văn phòng của bạn.
Để giảm bớt những rắc rối này, bạn nên phân loại ra những tài liệu, hồ sơ không còn cần thiết và tiêu hủy nhanh chóng bằng máy hủy tài liệu. Đây là cách vừa giúp loại bỏ bớt giấy tờ cũ giúp văn phòng của bạn có tổ chức hơn, rộng rãi hơn, vừa đảm bảo rằng những giấy tờ đã qua sử dụng được bảo mật một cách hiệu quả.
Tiện lợi và tiết kiệm thời gian
Ngoài chức năng cắt hủy vụn giấy, nhiều máy hủy tài liệu văn phòng còn có thêm khe hủy chuyên dụng để cắt, hủy các loại thẻ cứng, card, CD. Vì vậy, lựa chọn loại máy hủy tài liệu đa năng này cũng giúp bạn yên tâm hủy được nhiều dạng tài liệu khác nhau.
Hơn nữa, khi sử dụng máy hủy giấy tự động trong van phòng, bạn còn có thể tiết kiệm thời gian và công sức khi:
Hiện nay, nhiều mẫu máy hủy tài liệu còn cho phép hủy cả tài liệu vẫn còn ghim giấy, kim bấm nên rất thuận tiện. Bạn không phải mất công loại bỏ các loại ghim này trước khi cắt hủy giấy.
Máy hủy tài liệu thường có thể hủy đồng thời từ 5 – 35 tờ tùy vào từng dòng máy khác nhau. Bạn không cần phải mất thời gian để hủy từng tờ tài liệu một. Thùng chứa vụn giấy ở máy hủy tài liệu cũng khá lớn, thông thường từ 25 – 30 lít, vì vậy, bạn có thể yên tâm sử dụng cho nhiều lượt mới phải đi đổ rác.
