Đối với mỗi công ty, doanh nghiệp hay bất cứ một môi trường công sở nào thì những đồ dùng văn phòng phẩm giữ vai trò cần thiết và quan trọng. Tuy nhiên, thói quen của một số người làm việc trong cơ quan, tổ chức thường khi lúc nào cần một loại văn phòng phẩm gì đó là đặt mua chứ không cần dự trù tính toán đặt hàng dự trữ từ trước. Để đảm bảo cho mọi hoạt động của công ty được diễn ra trôi chảy, lời khuyên cho bạn là nên lập kế hoạch và đặt mua văn phòng phẩm để sử dụng một thời gian dài.
Văn phòng phẩm dự trữ giúp bạn chủ động hơn trong công việc
Lập kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ
Việc lập kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ có thể đối với một số công ty thấy không thực sự cần thiết. Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp văn phòng phẩm trên khắp cả nước, mọi đơn vị đều có thói quen cần gì mới gọi điện để đặt hàng và chờ người giao hàng tới. Một vấn đề cấp bách đặt ra là liệu nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu nhanh và đầy đủ những mặt hàng cho bạn hay không? Trong trường hợp hy hữu là sản phẩm bạn cần hết hàng hay do số lượng đơn hàng nhiều mà nhà cung cấp không thể giao hàng đúng hạn, khi đó bạn phải chờ đợi và công việc cũng từ đó mà trì hoãn, chậm tiến độ, ảnh hưởng trực tiếp tới công việc của bạn.
Bạn nên lập kế hoạch mua văn phòng phẩm một tuần hoặc có thể một tháng
Kinh nghiệm cho bạn là hãy dành một chút thời gian để lên một kế hoạch mua văn phòng phẩm dự trữ phù hợp với quy mô, nhu cầu sử dụng của công ty của bạn. Đối với sản phẩm nào dùng thường xuyên, liên tục hoặc đang thấy sản phẩm đó trong thời gian khuyến mãi bạn nên mua dự trữ một ít như: giấy in, giấy photocopy, bút viết… như vậy không những tiết kiệm mà còn được một khoản chi phí và thời gian làm việc bạn cũng được liên tục hơn. Tốt nhất là nên lên kế hoạch một tuần trước khi mua sắm, nếu túi tiền tốt hơn thì bạn lên kế hoạch cho một tháng.
Chọn mua văn phòng phẩm chất lượng
Kinh nghiệm khi đi mua văn phòng phẩm là chọn sản phẩm “thật sự cấp thiết và phù hợp túi tiền”, để dễ dàng làm được việc đó bạn hãy áp dụng phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả sau là chia sản phẩm văn phòng phẩm làm nhiều nhóm như: văn phòng phẩm dùng một lần, văn phòng phẩm dùng ngắn hạn, văn phòng phẩm dùng dài hạn, văn phòng phẩm dùng làm quà tặng.
Bạn nên chia thành từng nhóm văn phòng phẩm để tiện mua và sử dụng
- Đối với văn phòng phẩm dùng một lần (như ghim giấy, kẹp giấy, giấy note): Sản phẩm này không nhất thiết bạn phải chọn sản phẩm quá đắt tiền, nói là sử dụng một lần nên bạn chỉ sử dụng trong một thời gian ngắn, bạn có thể sẽ bỏ đi sau 1 lần dùng.
- Đối với văn phòng phẩm dùng ngắn hạn (bút viết, kim bấm, giấy photo): Bạn nên chọn những sản phẩm mang đến sự ổn định, không nhất thiết phải chọn những sản phẩm đẹp về hình thức, chỉ cần sản phẩm đó đáp ứng được nhu cầu cho bạn là được. Ví dụ như bút thì chọn bút ra mực đều, viết trơn, không lem hay như chọn giấy, nếu công ty bạn thường soạn thảo văn bản, chứng từ quan trọng thì nên chọn giấy in tốt, còn lại nên chọn giấy thường để tiết kiệm chi phí…
- Đối với văn phòng phẩm dài hạn (bìa lưu trữ, máy tính casio…): Những sản phẩm này bạn nên quan tâm đến chất lượng, bởi bạn sẽ phải sử dụng lâu dài. Nên đầu tư những vật dụng này một lần để tránh phải thay đổi, làm gián đoạn hay giảm hiệu suất công việc của bạn.
- Văn phòng phẩm quà tặng: Đây là một trong những sản phẩm nhạy cảm, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng để mua sao cho phù hợp. Lời khuyên cho bạn là nên chọn những sản phẩm có thương hiệu, mẫu mã, chất lượng tốt, vì người dùng không phải là bạn mà là đối tác của bạn. Họ có thể đánh giá hình ảnh công ty bạn cũng như thái độ nhiệt tình mà bạn dành cho họ thông qua sản phẩm bạn dùng để tặng họ…
Chú ý đến thương hiệu khi lựa chọn các loại văn phòng phẩm
Việc chọn mua những sản phẩm dùng cho văn phòng nói dễ mà không hẳn dễ, để trở thành người tiêu dùng thông thái bạn cần có những chiến lược chọn hàng sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu vừa tiết kiệm được chi phí. Bạn nên lên kế hoạch ngay từ đầu tháng để có thể chủ động hơn trong công việc. Dù bạn có lựa chọn sản phẩm ở phân khúc nào thì việc chọn những sản phẩm có thương hiệu sẽ luôn mang đến cho bạn sự an tâm khi sử dụng.
