Sử dụng máy hủy tài liệu tại các doanh nghiệp, cơ quan những văn phòng công sở là điều khá phổ biến và trở nên cần thiết hiện nay. Với công dụng giúp thu gọn giấy tờ, hồ sơ, xử lý các dữ liệu quan trọng và bí mật đã giúp máy hủy tài liệu luôn là thiết bị luôn có trong mỗi văn phòng. Tuy nhiên hiện nay, khi nhu cầu sử dụng tăng lên đồng nghĩa với việc thị trường của phân khúc này ngày càng có sự đa dạng. Vậy lựa chọn loại máy hủy tài liệu văn phòng nào thì tốt? Tiêu chí lựa chọn như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây
Phù hợp với diện tích của phòng đặt máy
Đây luôn là một trong những tiêu chí hàng đầu của người dùng khi lựa chọn máy hủy tài liệu văn phòng. Với những căn phòng có diện tích rộng việc đặt thiết bị sẽ trở nên dễ dàng hơn, có thể lựa chọn thiết kế máy cũng như vị trí đặt tùy theo ý muốn. Tuy nhiên, với những diện tích có phần hạn chế thì bạn nên cân nhắc khi lựa chọn kiểu dáng cũng như thể tích máy sao cho phù hợp. Những thiết kế gọn gàng sẽ là lựa chọn hàng đầu cũng như giúp bạn không cảm thấy chật chội khi thay đổi vị trí đặt.
Tính bảo mật thông tin
Trước khi lựa chọn máy hủy tài liệu văn phòng thì bạn nên hiểu rõ về nhu cầu hủy tài liệu của mình cũng như các giấy tờ liên quan. Nếu như loại thông tin đó nhạy cảm như các giấy tờ chứng từ thuế, tài liệu mật của doanh nghiệp thì máy hủy tài liệu dạng nhỏ đến siêu nhỏ là lựa chọn hàng đầu. Chất lượng hủy tài liệu đóng vai trò rất quan trọng với người dùng bởi vậy để bảo mật thông tin bạn cần chú ý đến điều này.
Dựa trên khối lượng tài liệu cần hủy
Thông thường máy hủy tài liệu văn phòng sẽ được lựa chọn có công suất tối đa hủy 1 lần khoảng 10 tờ/lần. Tuy nhiên với khối lượng cần hủy nhiều trong một ngày và quy mô văn phòng lớn và muốn tiết kiệm thời gian thì bạn nên lựa chọn những loại máy có công suất cắt cao khoảng 20 đến 30 tờ trong 1 lần hủy. Như vậy, việc hủy tài liệu sẽ trở nên dễ dàng và tiết kiệm thời gian đáng kể cho người dùng.
Chất liệu cần hủy
Những dòng máy hủy hiện nay đều có khả năng hủy đa dạng các loại tài liệu như giấy, thẻ cứng, CD,DVD,… Tuy nhiên không phải loại máy nào cũng đáp ứng tốt nhu cầu này, bởi vậy bạn cần căn cứ vào chất lượng tài liệu muốn hủy để lựa chọn máy cho phù hợp. Ở những dòng máy hủy tài liệu cao cấp, chúng được thiết kế với nhiều tính năng hiện đại, có chức năng hủy hầu hết được cả giấy, CD, DVD, thẻ ATM,… Bạn có thể tham khảo một số loại như: máy hủy tài liệu DSB SC-D7, máy hủy tài liệu BINGO C32,…
Có nhiều tính năng hiện đại
Với môi trường làm việc là văn phòng thì những chiếc máy hủy tài liệu cũng cần có những tính năng hiện đại và thông minh. Nhiều dòng máy hủy hiện nay đã được trang bị tính năng đảo ngược giấy dùng trong những trường hợp người dùng bị hủy nhầm. Tín hiệu báo động khi thùng tài liệu đã đầy hay việc chọn các chức năng hủy khác nhau dựa trên chất liệu cần hủy.
Lựa chọn thương hiệu tốt
Mua máy hủy tài liệu văn phòng tốt cần đặc biệt lưu ý đến thương hiệu của sản phẩm. Hiện nay, thị trường của phân khúc này khá đa dạng sản phẩm đến từ nhiều thương hiệu khác nhau vì vậy bạn nên lựa chọn máy hủy có nguồn gốc xuất xứ và thương hiệu nổi tiếng trên thị trường. Như vậy, chất lượng máy cũng như các chế độ bảo hành tốt sẽ giúp máy hủy của bạn được sử dụng bền hơn.
