1. Kết nối
Không giống như những chiếc máy in phục vụ nhu cầu cá nhân hoặc dành cho các cửa hàng nhỏ, hầu hết những chiếc máy in dành cho văn phòng đều cần phải có kết nối với mạng để thực hiện việc chia sẻ máy in với các máy tính khác trong văn phòng
Các máy in hiện nay sử dụng hai kết nối chính là qua mạng dây Ethernet hoặc qua kết nối không dây Wifi. Kết nối thông qua cáp mạng Ethernet đem đến khả năng làm việc và kết nối ổn định thông qua cáp mạng. Nhưng nhược điểm của nó là bạn sẽ gặp phải rắc rối nếu muốn di chuyển vị trí của chiếc máy in và tốn thêm chi phí cho dây cáp mạng.
Một chiếc máy in sử dụng kết nối wifi sẽ rất tiện dụng, dễ dàng cài đặt, ngoài việc chia sẻ máy in một cách nhanh chóng với các máy tính khác trong văn phòng bạn cũng có thể thực hiện việc in ấn từ các thiết bị di động thông minh. Tuy nhiên, việc in ấn thông qua mạng Wifi sẽ không ổn định và tốc độ không cao bằng cáp mạng và những chiếc máy in tích hợp kết nối wifi thường có giá khá cao.
2. Chức năng
Một văn phòng bận rộn sẽ cần đến một chiếc máy in đa chức năng với khả năng in ấn, sao chép, fax, scan tài liệu cùng trên một thiết bị. Khay nạp giấy ADF (Automatic Document Feeder) cũng rất đáng chú ý, nó sẽ phục vụ cho việc sao chép, quét và fax tài liệu một cách nhanh chóng giúp bạn tiết kiệm được thời gian làm việc.
Ngoài ra một số dòng máy in còn cung cấp thêm các cổng kết nối USB hoặc thẻ nhớ SD để in ấn trực tiếp mà không cần thông qua máy tính.
3. Hiệu năng
Số lượng bản in là điều mà bạn cần phải lưu ý khi chọn máy in cho văn phòng của mình. Bạn cần phải biết khối lượng in ấn của văn phòng của bạn có nhiều hay không để chọn cho mình một chiếc máy in phù hợp. Thông thường các máy in dành cho văn phòng thường có dung lượng bản in đầu vào khoảng 200 tờ nhưng con số này chỉ đủ cho các văn phòng nhỏ và nhu cầu in ấn thấp, còn với các văn phòng lớn hơn bạn sẽ cần một khay nạp giấy lớn hơn. Một số dòng máy in còn cung cấp thêm các khay giấy tùy chọn lên tới 800 tờ.
Tốc độ in ấn và sự ổn định của máy in cũng rất đáng quan tâm. Tất nhiên những văn phòng bận rộn thì cần tìm kiếm cho mình một máy in có tốc độ làm việc nhanh chóng và ổn định. Với các bản in A4 thông thường các máy in có thể in được khoảng 23 trang in mỗi phút và có thể hơn.
4. Máy in phun hay máy in laser ?
Chọn một chiếc máy in phun hay một chiếc máy in laser thì cũng cần phải tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi văn phòng khác nhau. Những chiếc máy in phun thường có giá thành rẻ hơn nhưng tốc độ in ấn chậm phù hợp với việc in ấn văn bản. Đối với máy in laser thì tốc độ in ấn nhanh chóng và hiệu quả phù hợp với việc in ấn logo, biểu đồ.
