Chuyển phát nhanh dịch vụ chuyển hàng hóa rất nhanh chóng và tiện lợi, nhất là khi gửi hàng đi xa và muốn nhanh được nhận hàng.
Tuy nhiên, với những người mới lần đầu tiên sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh thì các thủ tục gửi đồ còn khá lạ lẫm, chính vì thế, hôm nay Websosanh sẽ hướng dẫn các trình tự giúp bạn dễ dàng nắm bắt được những điều phải làm khi gửi hàng chuyển phát nhanh
Bước 1: Chuẩn bị hàng hóa trước khi gửi
Để hàng hóa có thể chuyển qua kênh chuyển phát nhanh, bạn cần biết được mặt hàng mình gửi có được quyền gửi không
Để gửi hàng hóa, trước hết bạn cần phải chuẩn bị hàng hóa để gửi. Và không phải tất cả các loại hàng hóa nào cũng có thể gửi được, và do đó, bạn phải biết loại hàng hóa của mình có được phép gửi chuyển phát nhanh không
Tham khảo những loại hàng hóa được phép chuyển phát nhanh
Khi gửi hàng hóa, bưu phẩm, người gửi cần chuẩn bị những điều sau:
+ Chuẩn bị đầy đủ hàng hoá, bưu phẩm cần gửi: chứng từ, tài liệu, hóa đơn,… nếu là hàng hóa thì cần có số lượng, trọng lượng và chủng loại. Hàng hóa nhất thiết cần có các loại giấy tờ hóa đơn chứng từ đi kèm.
+ Kiểm tra với công ty chuyển phát nhanh về các hàng hóa, chứng từ để đảm bảo không vi phạm các điều cấm gửi của công ty chuyển phát nhanh bạn sử dụng dịch vụ, cũng như theo quy định pháp luật.
+ Kê khai hàng hóa, bưu phẩm công ty để được sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh giá rẻ:
Đối với các bưu phẩm chứng từ, hóa đơn,… khách hàng cần khai báo nội dung của bưu gửi trên vận đơn như tài liệu hay hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ đăng kí học, bưu kiện mật,… Các bưu gửi là hóa đơn VAT cần kê khai loại hình hóa đơn và ghi rõ số hóa đơn lên trên bill gửi.
Đối với hàng hóa, người gửi ghi rõ: chủng loại là hàng hóa thông thường, hàng hóa đặc biệt, hàng hóa giá trị cao,…; số lượng hàng hóa, số kiện hàng; trọng lượng, khối lượng hàng hóa,…
+ Xác định đầy đủ, chính xác thông tin người nhận, để đảm bảo dịch vụ chuyển phát được thực hiện một cách hiệu quả, khách hàng nên ghi địa chỉ người nhận càng chi tiết càng tốt, một số thông tin không thể thiếu: tên, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại.
+ Các yêu cầu khi gửi hàng: hình thức chuyển phát là gì, chuyển phát hỏa tốc, hẹn giờ, chuyển phát nhanh hay thường…
Bước 2: Đóng gói hàng hóa
Bạn có thể tự đóng gói hoặc để công ty chuyển phát đóng gói hộ, tuy nhiên bạn nên chọn cách thứ 2
Việc đóng gói bưu phẩm, hàng hóa rất quan trọng khi chuyển phát nhanh, nó giúp đảm bảo tính an toàn và bảo mật trong quá trình chuyển phát.
Người gửi hàng hóa có thể tự chọn phương thức tự đóng gói hoặc công ty chuyển phát đóng gói hàng hóa cho bạn, tuy nhiên, dù tự đóng gói hay công ty chuyển phát đóng gói cũng phải tuân theo các quy định sau:
– Đóng gói bưu phẩm
+ Vật liệu đóng gói thường dùng là phong bao, túi nilon, giấy bìa carton hoặc các vật liệu mềm khác tùy thuộc vào kích thước bưu phẩm.
+ Người gửi dán kín hoặc niêm phong bưu phẩm bằng dấu hoặc chữ ký đối với các loại giấy tờ quan trọng như hóa đơn, hộ chiếu, hồ sơ thầu,…
– Đóng gói hàng hóa
Hàng hóa cần phải được đóng gói khi gửi, nhất là những hàng hóa đặc biệt như hàng hóa dễ vỡ, chất lỏng, hàng hóa giá trị cao,… vì những hàng hóa này rất dễ bị hư hỏng trong quá trình chuyển phát nhanh. Mỗi loại hàng hóa có quy cách đóng gói riêng.
Tham khảo Cách đóng gói các loại hàng hóa
Đối với các hàng hóa mà người gửi tự đóng gói, công ty chuyển phát nhanh sẽ thực hiện kiểm tra chất lượng đóng gói và quy cách, tiêu chuẩn hàng hóa có đạt yêu cầu để thực hiện chuyển phát không.
Bước 3:Gửi hàng hóa, bưu phẩm
Làm đầy đủ và chính xác các thủ tục để hàng hóa được chuyển nhanh và chính xác đến địa điểm cần chuyển hàng đến
Sau khi đóng gói hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn, người gửi sẽ thực hiện các thủ tục hành chính để thực hiện chuyển gửi đồ, cụ thể
+ Người gửi điền đủ thông tin vào vận đơn theo như đã được hướng dẫn, sau đó kiểm tra lại cũng với nhân viên chuyển phát của công ty.
+ Ghi đầy đủ và chính xác thông tin người nhận.
+ Khai báo về loại hình dịch vụ muốn sử dụng: chuyển phát nhanh, thường, chuyển phát nhanh hẹn giờ, chuyển phát nhanh hỏa tốc,…(các yếu tố này ảnh hưởng đến phí gửi hàng hóa)
+ Kiểm tra lại một lần nữa thông tin về các thông tin bưu gửi trên vận đơn như số lượng, trọng lượng, cước phí (nếu có).
+ Ký vào phần người gửi trên vận đơn gửi bao gồm chữ ký và ghi họ tên người gửi, thời gian gửi, tên nhân viên công ty chuyển phát nhanh nhận hàng và giữ lại một liên để làm cơ sở xác minh hoặc khiếu nại.
Trên đây là trình tự chuẩn khi gửi hàng hóa thông qua chuyển phát nhanh hàng hóa, mong rằng bạn có thể có cho mình những kinh nghiệm khi đi gửi chuyển phát nhanh hàng hóa
Websosanh.vn – Website so sánh giá đầu tiên tại Việt Nam
O.N
