1. Xác định nhu cầu thực tế trước khi mua máy photocopy văn phòng
Chỉ cần xác định những gì bạn cần từ một máy photocopy văn phòng sẽ có thể giúp thu hẹp các lựa chọn của bạn và cắt giảm chi phí bổ sung tiềm năng. Ví dụ, nếu công ty khởi nghiệp của bạn chỉ cần các tài liệu đen trắng cơ bản, có thể bạn sẽ không cần đến một máy photocopy màu đa năng có khả năng tái tạo hàng chục màu. Tương tự, nếu bạn chỉ cần một máy photocopy văn phòng cơ bản, bạn có thể sẽ không cần đến một chiếc máy photocopy có thể fax và quét. Nếu bạn biết chính xác những chức năng của máy photocopy mà công ty của bạn sẽ cần, bạn có thể tiết kiệm cho mình hàng chục triệu đồng, thậm chí là hàng trăm triệu đồng. Ngược lại, nếu công ty của bạn thực hiện thường xuyên công việc in ấn, quét và fax, việc tìm kiếm một máy photocopy văn phòng đa năng có thể xử lý tất cả các chức năng này sẽ ít tốn kém hơn so với việc đầu tư vào từng thiết bị riêng biệt.
2. 3 giải pháp chọn máy photocopy văn phòng cho ngân sách của người khởi nghiệp
Với đa số các doanh nghiệp khởi nghiệp, chi phí chi cho thiết bị văn phòng như một vài chiếc máy photocopy văn phòng mới là điều hết sức xa xỉ, thay vào đó, bạn có thể xem xét tới 3 giải pháp lựa chọn thay thế mà cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn gợi ý như:
2.1 Máy photocopy văn phòng được tân trang lại
Đầu tư vào một máy photocopy được tân trang lại có thể là một cách hiệu quả để có được một chiếc máy photocopy hiện đại, với giá bán lẻ chỉ bằng một phần nhỏ so với máy photocopy văn phòng mới mà vẫn hoạt động chính xác như hàng mới chính hãng. Trong số này, thậm chí có một số máy photocopy chỉ mới vừa sử dụng hoặc sử dụng rất ít và vẫn còn như mới, một số khác có thể đã được trưng bày trên các showroom và được gọi là hàng trưng bày, cũng có thể là những máy photocopy được chủ sở hữu trước đó trả lại cho nhà sản xuất vì các lỗi kỹ thuật và có thể đã được sửa chữa.
Tuy nhiên, khi sử dụng giải pháp mua máy photocopy văn phòng đã được tân trang, tốt nhất bạn nên mua từ một công ty đã có bề dày kinh nghiệm, có uy tín và tìm kiếm các sản phẩm phải có bảo hành lâu dài.
2.2 Mua máy photocopy văn phòng cũ đã qua sử dụng
Mua một máy photocopy văn phòng cũ đã qua sử dụng cũng là một cách khác để đáp ứng nhu cầu sao chép của văn phòng công ty mà không phá vỡ ngân sách của doanh nhiệp bạn. Tuy nhiên, bạn cần phải kiểm tra các máy photocopy cũ đã qua sử dụng tiềm năng để đảm bảo rằng chúng không quá cũ để kết nối và hoạt động cùng với các thiết bị hiện có của bạn.
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ thay thế máy photocopy của họ sau 4 năm và bảo hành thường hết sau 5 năm, vì vậy chọn một máy photocopy văn phòng đã qua sử dụng chỉ mới 1 – 2 năm có thể là một ý tưởng hay. Cũng cần lưu ý rằng máy photocopy văn phòng cũ sẽ được bạn sử dụng lâu hơn máy thuê và bạn phải tự trả tiền sửa chữa.
2.3 Thuê máy photocopy văn phòng
Vẫn có một lựa chọn tiết kiệm chi phí khác cho công ty mới thành lập là thuê máy photocopy văn phòng. Khi thuê một máy photocopy có thể mang lại những lợi thế đáng kể so với việc mua một chiếc máy. Khi bạn thuê một máy photocopy, chủ sở hữu của nó phải chịu trách nhiệm bảo trì và thậm chí sẽ cung cấp nguồn cung cấp cho máy, chẳng hạn như mực in.
Để đảm bảo rằng bạn đang có được hợp đồng tốt nhất, bạn chỉ nên thuê máy photocopy văn phòng có các tính năng và chức năng mà công ty của bạn cần. Cũng nên cảnh giác với các điều khoản hợp đồng như mức tối thiểu sao chép và mức trung bình. Bạn cũng có thể quyết định thời gian bạn muốn thuê máy photocopy, cho dù là ngày hay tháng, điều này sẽ có lợi nếu bạn muốn tiết kiệm ngân sách cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
