Tuy nhiên, ngay cả khi máy photocopy cũ của bạn vẫn đang theo kịp nhu cầu, bạn vẫn nên thay thế máy photocopy của mình trong khoảng từ 2 đến 3 năm một lần nếu điều kiện ngân sách cho phép.
Nếu máy photocopy văn phòng cũ của bạn có những dấu hiệu sau, nghĩa là đã đến lúc bạn cần tìm mua một cái mới:
1. Máy photocopy văn phòng hư hỏng do phải hoạt động nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu tăng cao của công việc
Nếu máy photocopy văn phòng của bạn thường xuyên bị hỏng do áp lực sử dụng nhiều hơn, có thể đã đến lúc cần nâng cấp. Máy của bạn càng cũ thì càng cần bảo dưỡng nhiều hơn. Nhưng khi thời gian ngừng hoạt động ảnh hưởng đến hoạt động công việc của bạn, thì đó là lúc bạn nên đầu tư máy mới. Bạn sẽ cần một máy photocopy có thể đáp ứng được yêu cầu sản xuất của bạn.
Mỗi máy photocopy văn phòng, cho dù đó là mô hình gia đình hay doanh nghiệp, đều có một phạm vi sản xuất hạn chế. Các phạm vi này thường được xác định bằng con số sản lượng trung bình hoặc tối đa hàng tháng để giúp người dùng dễ dàng lựa chọn phiên bản phù hợp với nhu cầu của họ. Khi sử dụng vượt quá phạm vi sản xuất, các vấn đề cơ học có thể phát sinh. Máy photocopy văn phòng càng bị buộc phải hoạt động ngoài phạm vi hoạt động của nó, thì việc sửa chữa và bảo dưỡng phòng ngừa càng tốn kém và tốn thời gian – và điều này có nghĩa là những người phụ thuộc vào máy photocopy văn phòng sẽ thực hiện được ít công việc hơn.
Nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất số lượng bản sao rất lớn, hãy mua một chiếc máy photocopy mới hơn để có thể xử lý nhu cầu bản sao. Bạn hãy liệt kê thông tin về phân bổ khối lượng sản phẩm hàng tháng để đảm bảo rằng máy photocopy của bạn sẽ vẫn là một “con ngựa chiến” làm việc đáng tin cậy.
2. Tốc độ của máy photocopy văn phòng giảm dần
Máy photocopy khiến khách hàng của bạn phải chờ đợi và nhân viên của bạn không hoạt động được liên tục, sẽ là tin xấu cho lợi nhuận kinh doanh của bạn. Một số máy photocopy văn phòng được sản xuất để tạo ra một lượng lớn các bản sao rất nhanh chóng, nhưng một số máy khác sẽ bị hỏng dưới áp lực và kẹt giấy nếu có quá nhiều công việc liên tục được thực hiện.
Bạn hãy nhớ rằng tốc độ có thể ảnh hưởng đến chất lượng sao chép trong một số máy photocopy văn phòng và các tác vụ đen trắng tiêu chuẩn thường được tạo ra nhanh hơn, sạch hơn so với những tác vụ yêu cầu màu sắc. Nếu máy photocopy của bạn không thể tạo ra được chất lượng các bản sao mà bạn cần, thì đã đến lúc phải thay mới. Bạn cần nghiên cứu các tùy chọn của bạn và nhớ rằng tốc độ không nhất thiết phải đi đôi với khả năng đầu ra của máy photocopy.
3. Các tính năng hiện tại của máy photocopy văn phòng không đáp ứng được nhu cầu công việc hiện đại mới
Nếu doanh nghiệp của bạn coi trọng hiệu quả và năng suất, bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách đầu tư vào một máy photocopy văn phòng có khả năng thực hiện nhiều chức năng thay vì một số máy đơn chức năng (chẳng hạn như máy in và máy quét).
Ngoài ra, một máy photocopy văn phòng đa năng cũng có thể giúp đảm bảo rằng việc sản xuất được giới hạn trong một khu vực cụ thể, chẳng hạn như một căn phòng nhỏ trong văn phòng của bạn sẽ được sắp xếp làm phòng chuyên photocopy tài liệu.
Một yếu tố cuối cùng bạn cũng cần lưu ý là bảo mật. Khi bạn mua một máy photocopy văn phòng mới, hãy thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng máy photocopy cũ không trở thành một nguy cơ của việc bảo mật. Hãy xóa sạch thông tin doanh nghiệp và khách hàng của bạn khỏi ổ cứng của máy photocopy cũ. Khi thực hiện thêm bước này sẽ giúp bạn thoát khỏi hành vi trộm cắp danh tính và các hậu quả pháp lý liên quan đến khách hàng.
