Có một số điều bạn có thể làm để kiểm soát chi phí thiết bị văn phòng của mình. Bạn nên bắt đầu bằng việc hiểu rõ hơn về máy photocopy văn phòng đáng tin cậy của bạn.
1. Hiểu rõ nguyên tắc sử dụng máy photocopy văn phòng
Để thành công với việc tiết kiệm chi phí cho máy photocopy văn phòng của mình, bạn cần nắm rõ các nguyên tắc và chính sách khi sử dụng máy photocopy văn phòng. Thông tin này cũng là kiến thức chung của tất cả mọi người trong văn phòng khi sử dụng máy photocopy.
Dưới đây là một số hướng dẫn sử dụng có thể giúp giảm chi phí cho máy photocopy văn phòng của bạn:
– Sử dụng tùy chọn in hai mặt bất cứ khi nào có thể.
– Chỉ in màu khi thực sự cần thiết.
– Đặt cài đặt mặc định của máy cho thang độ xám hoặc đen trắng.
– Chỉ in các trang bạn yêu cầu, thay vì toàn bộ tệp.
– Đảm bảo rằng số lượng in phù hợp với công suất của máy photocopy.
– Giám sát việc in tài liệu cá nhân.
Chỉ với những bước nhỏ trên nếu được áp dụng trong một thời gian đủ sẽ giúp văn phòng của bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí ẩn phát sinh.
2. Đón đầu thời đại kỹ thuật số
Không có gì đáng ngạc nhiên khi công nghệ ngày càng cải tiến và đón đầu thời đại kỹ thuật số là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Điều này có nghĩa là bạn có thể gửi một email với tài liệu mà bạn muốn chia sẻ, thay vì in tài liệu ra, nhằm hạn chế bớt việc sử dụng tài nguyên của máy photocopy văn phòng.
Chia sẻ tệp kỹ thuật số hiện nay rất dễ dàng với một số trang web và ứng dụng chia sẻ tệp phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp lớn hay nhỏ.
Sử dụng hệ thống nhắn tin là một giải pháp thay thế tuyệt vời khác cho việc in tài liệu. Các chương trình như Slack, Microsoft Teams và Google Hangouts cung cấp các công cụ giao tiếp tuyệt vời để giúp mọi người trong nhóm của bạn được kết nối và tương tác.
Hòa mình vào văn hóa kỹ thuật số sẽ giúp giảm chi phí sử dụng nguồn cung cấp máy photocopy văn phòng của bạn. Những thứ như giấy, mực sẽ chỉ được sử dụng cho các tài liệu và dự án quan trọng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm tiền của bạn, mà máy photocopy đa năng của bạn sẽ không cần phải sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay thế thường xuyên khi sử dụng các giải pháp kỹ thuật số này.
3. Bảo trì hoặc nâng cấp máy photocopy văn phòng của bạn
Sự thành công của một máy photocopy văn phòng cũng phụ thuộc vào việc bạn bảo trì thiết bị tốt như thế nào, khi nó cảnh báo bạn về bất kỳ lỗi hoặc vấn đề gì cần phải bảo trì. Hãy tránh sử dụng các nút loại bỏ khi có trục trặc mà phải cảnh báo sự cố cho người chịu trách nhiệm về các vấn đề của máy photocopy, việc này cũng có thể giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của bạn.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn có một danh sách các cảnh báo và ý nghĩa chính xác của chúng cho nhân viên của bạn, cũng như các bước cần thiết để khắc phục từng vấn đề có thể phát sinh.
Nếu bạn bỏ qua một vấn đề trước nguy cơ nó sẽ trở thành một vấn đề thực sự, có thể dẫn đến việc tốn kém tiền bạc để sửa chữa hoặc thậm chí thay thế toàn bộ thiết bị. Nếu máy photocopy văn phòng đã hết hạn sử dụng và gây ra nhiều vấn đề hơn các giải pháp, có thể đã đến lúc bạn nên xem xét nâng cấp máy photocopy của bạn. Bởi vì máy photocopy văn phòng mới hơn sẽ tiết kiệm năng lượng hơn và sử dụng mực in hiệu quả hơn. Các thiết kế mới hơn cũng đòi hỏi sửa chữa ít hơn trong khi vẫn cải thiện rất tốt các quy trình xử lý công việc khác nhau.
4. Nên sử dụng hợp đồng dịch vụ
Nếu bạn thuê máy photocopy văn phòng, bạn sẽ phải có hợp đồng dịch vụ và chi phí thường được bao gồm trong hợp đồng thuê của bạn. Có rất nhiều lợi ích dưới đây mà hợp đồng dịch vụ mang lại khiến nó trở thành một khoản đầu tư thông minh cho bạn:
4.1 Khả năng dự đoán ngân sách
Hợp đồng dịch vụ ngăn ngừa các chi phí sửa chữa ngoài dự kiến và cung cấp cho bạn khả năng dự đoán về ngân sách. Nếu có vấn đề gì xảy ra, chỉ cần gọi cho trung tâm dịch vụ của bạn và kỹ thuật viên dịch vụ sẽ đến sửa chữa thiết bị mà bạn không phải trả thêm phí.
4.2 Thời gian ngừng hoạt động của máy photocopy văn phòng sẽ ít hơn
Trong trường hợp có sự cố, năng suất công việc của bạn có thể bị đình trệ vì máy photocopy bị trục trặc. Với hợp đồng dịch vụ, bạn sẽ được phục vụ nhanh hơn so với những khách hàng không có hợp đồng. Ngoài ra, hầu hết các hợp đồng bảo trì phòng ngừa thường xuyên sẽ nhanh chóng giải quyết các vấn đề (nếu có) trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
4.3 Lợi thế hưởng thêm từ hợp đồng dịch vụ
Không có gì tồi tệ hơn là máy photocopy bị hết mực khi công việc của bạn đang ở trong thời hạn gấp rút. Với hợp đồng dịch vụ, bạn sẽ được bao gồm việc đặt hàng “đúng lúc”. Máy photocopy văn phòng của bạn có thể được giám sát từ xa và bạn sẽ được thông báo khi nguồn cung cấp nguyên liệu sắp hết. Một số hợp đồng dịch vụ thậm chí sẽ vận chuyển các mặt hàng cần thiết trực tiếp đến văn phòng của bạn để chúng luôn có sẵn vào ngày hôm sau.
Bằng cách bắt đầu thực hiện các bước trên để sử dụng máy photocopy văn phòng của bạn theo cách hiệu quả nhất về chi phí, chắc chắn bạn sẽ được giảm hóa đơn in ấn về lâu dài.
Việc thực hiện các nguyên tắc trên và áp dụng cách tiếp cận kỹ thuật số đối với doanh nghiệp sẽ giúp bạn có thêm ngân sách để sử dụng cho các chi phí kinh doanh khác mà có thể tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. Thật tuyệt vời phải không bạn!
Trên đây là 4 cách sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí khi sử dụng máy photocopy văn phòng bạn nên biết để áp dụng cho doanh nghiệp, văn phòng của mình. Nếu bạn muốn có thêm những thông tin hữu ích về máy photocopy văn phòng, hãy thường xuyên truy cập cổng thông tin Websosanh.vn để được cập nhật thông tin mới nhất nhé!
