Chấm công là một việc thường ngày tại các cơ quan, công ty, doanh nghiệp hay nhà máy để bộ phận quản lý nhân sự theo dõi được thời gian làm việc của người lao động, từ đó để giúp tính lương, thưởng và nâng cao kỷ luật lao động một cách hiệu quả nhất.
Trên thị trường hiện đã có rất nhiều mẫu máy chấm công ra đời và ngày càng phổ biến hơn để thay thế cho sổ chấm công truyền thống. Vậy máy chấm công là gì và có những loại nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Tìm hiểu chi tiết về máy chấm công
Máy chấm công là gì?
Máy chấm công là thiết bị được sử dụng với mục đích là ghi nhận giờ vào làm và giờ tan làm của người lao động, cung cấp căn cứ nhân viên có đi làm đúng giờ không. Từ những dữ liệu chấm công từ máy, các bộ phận quản lý nhân sự có thể tính lương, thưởng chính xác cho người lao động và giúp nâng cao ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật trong các cơ quan, doanh nghiệp.
Ưu điểm của máy chấm công
So với sổ chấm công truyền thống, máy chấm công có ưu điểm hơn là:
- Giúp rút ngắn thời gian chấm công.
- Tránh các sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo tính khách quan và dễ dàng giải quyết các khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên.
- Tăng sự thuận tiện khi chấm công nhờ máy chấm công thường có nhiều tính năng, tiện ích.
- Nhờ những đặc điểm ưu việt như thể mà máy chấm công ngày càng được nhiều cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế cho phương pháp chấm công truyền thống.
Các loại máy chấm công
Hiện nay có rất nhiều mẫu máy chấm công khác nhau, khiến bạn có thể phải bối rối không biết nên chọn loại nào cho phù hợp. Dưới đây là một số loại máy chấm công bạn nên tham khảo:
Máy chấm công cơ học
Đây là loại máy mà người chấm công sẽ đưa thẻ giấy vào máy chấm công. Sau đó, thời gian chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc được in trực tiếp lên thẻ giấy chấm công. Việc tổng hợp dữ liệu chấm công cần được thực hiện thủ công trước rồi mới nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý các dữ liệu này. Máy chấm công thẻ giấy này có đặc điểm:
- Thời gian chấm công nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lần chấm công.
- Thường có thêm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca.
- Chi phí đầu tư ban đầu khá rẻ, nhưng trong quá trình sử dụng sẽ phát sinh chi phí mua thẻ giấy, thay mực in.
- Người chấm công phải mang theo thẻ, giữ cho thẻ phẳng và khô thì mới chấm công được.
- Có thể xảy ra tình trạng chấm công hộ.
- Dữ liệu chấm công được tổng hợp thủ công nên khó tránh khỏi sai sót.
Máy chấm công điện tử
Đây là loại máy chấm công mà ID của nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào bộ nhớ máy. Khi người chấm công thành công trong việc xác thực danh tính đã được đăng ký trước, thời gian chấm công mỗi ngày được lưu trực tiếp vào bộ nhớ máy. Các dữ liệu chấm công sau đó được chuyển tới máy tính và được tổng hợp, xử lý bằng các phần mềm chấm công chuyên dụng tự động dựa trên những yêu cầu cụ thể của người dùng.
Máy chấm công điện tử này có đặc điểm:
- Dữ liệu được tổng hợp và xử lý tự động, có thể lưu trữ lâu dài và xuất thành các báo cáo theo yêu cầu nên tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác cao.
- Máy chấm công điện tử có thể tích hợp 2 phương pháp chấm công bằng sinh trắc học và bằng thẻ cũng như có thể hỗ trợ kiểm soát ra vào.
- Máy chấm công sinh trắc học khắc phục được tình trạng chấm công hộ, giúp bảo mật, bảo an hiệu quả nhưng tốc độ chấm công chậm, có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên mặc đồ bảo hộ, vân tay bị mờ.
- Máy chấm công bằng thẻ từ, thẻ cảm ứng có tốc độ chấm công nhanh nhưng vẫn có thể xảy ra hiện tượng chấm công hộ.
- Máy chấm công vân tay ngăn chặn được tình trạng chấm công hộ hiệu quả.
