1. Hỏi về các tính năng và chức năng chính của máy photocopy văn phòng bạn muốn mua
Một đại diện bán máy photocopy văn phòng sẽ muốn biết bạn hiện đang sử dụng những tính năng nào và tần suất bạn sử dụng chúng. Họ cũng sẽ muốn biết về các chức năng mà bạn dự tính sẽ cần trong tương lai. Bạn nên chuẩn bị sẵn một danh sách với câu trả lời cho những câu hỏi này. Ước tính được chính xác sản lượng là ổn, nhưng bạn không nên cung cấp ước tính thấp hơn sản lượng thực tế của mình.
Đúng là ước tính thấp hơn có thể dẫn đến đề xuất mua dòng máy photocopy văn phòng ít tốn kém hơn, nhưng việc mua một máy photocopy không được chuẩn bị để xử lý tốt đầu ra của bạn có thể làm hỏng máy của bạn, điều này sẽ dẫn đến việc sửa chữa hoặc thay thế tốn kém và mất nhiều thời gian ngừng hoạt động công việc hơn trong văn phòng của bạn. Đồng thời, bạn cũng không bắt buộc phải mua một máy photocopy văn phòng có nhiều tính năng và chức năng hơn mức bạn cần.
2. Hãy hỏi về khả năng tương thích của máy photocopy văn phòng
Khi tìm kiếm một máy photocopy văn phòng mới, bạn nên tìm hiểu càng nhiều càng tốt về đường truyền mạng và thiết bị hiện có của mình để đảm bảo khả năng tương thích. Nếu bạn không am hiểu về công nghệ, hãy cân nhắc liệt kê tất cả thiết bị của bạn cho người đại diện bán máy photocopy. Họ có thể thu hẹp lựa chọn các máy photocopy tiềm năng bằng cách tham chiếu chéo chức năng của chúng với các thiết bị hiện có của bạn.
Bạn cũng nên xác minh rõ một máy photocopy văn phòng mới sẽ có thể kết nối với mạng của bạn, bảo vệ an ninh mạng và phần mềm của nó được hỗ trợ đầy đủ và có thể nâng cấp. Nếu doanh nghiệp của bạn lớn, hãy cân nhắc tham khảo ý kiến với bộ phận IT của bạn trước khi cam kết đặt mua với bất kỳ dòng máy photocopy văn phòng cụ thể nào.
3. Hãy hỏi về dịch vụ bảo trì, sửa chữa và chi phí ẩn của máy photocopy văn phòng
Máy photocopy văn phòng có thể là khoản đầu tư cực kỳ tốn kém. Phần cứng cơ bản có thể có giá hàng triệu đồng. Bảo trì và sửa chữa có thể tiết kiệm nhiều tiền hơn là phải thay mới, vì vậy tốt nhất bạn nên cân nhắc những yếu tố này khi đưa ra quyết định. Hãy hỏi người đại diện bán hàng có thể phải tốn bao nhiêu chi phí sửa chữa cho các vấn đề thông thường, các chi phí thay thế hộp mực, vật tư… Bạn cũng nên hỏi về kế hoạch bảo trì cho các dòng máy photocopy văn phòng cụ thể.
Một số đại lý máy photocopy văn phòng có thể cho phép bạn trả một khoản phí cố định cho việc bảo hiểm sửa chữa và cung cấp thiết bị thay thế, điều này có thể giúp bạn tiết kiệm tiền khi có vấn đề phát sinh.
4. Hãy hỏi về vấn đề bảo hành
Bạn hãy hỏi đại diện bán hàng thời hạn bảo hành của bất kỳ máy photocopy văn phòng nào và được đề xuất là bao lâu. Nhiều máy photocopy có bảo hành khoảng 5 năm.
Khi đầu tư vào một máy photocopy có bảo hành lâu dài, bạn có thể giảm đáng kể chi phí bảo trì hoặc sửa chữa của bạn, nếu có điều gì đó xảy ra với máy photocopy khi nó đang được sử dụng.
Lời kết
Nếu bạn có kế hoạch sử dụng máy photocopy của mình lâu hơn 5 năm, hãy cân nhắc lựa chọn các dòng máy photocopy văn phòng có thời gian bảo hành lâu nhất.
Bạn có thể ghế cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn để khảo giá và lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp máy photocopy văn phòng mà mình cảm thấy phù hợp nhất nhé. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc đấy!
