Các tính năng phổ biến của máy photocopy văn phòng mà bạn có thể thấy bao gồm tốc độ in cực nhanh, khay giấy ra lớn hoặc thậm chí là phần mềm bảo mật nâng cao để bảo vệ thông tin. Vậy làm thế nào để bạn biết những tính năng nào của máy photocopy mà văn phòng của bạn sẽ cần?
Câu trả lời nằm ở việc bạn cần biết những tính năng cụ thể của máy photocopy văn phòng được thiết kế để đạt được những gì? Bạn cũng phải biết những yêu cầu văn phòng của bạn là gì? Vì vậy, việc lựa chọn máy photocopy phù hợp cho văn phòng của bạn thực sự phụ thuộc vào việc tìm kiếm một thiết kế máy photocopy có thể đạt được mọi thứ mà văn phòng của bạn cần.
Để giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp, Websosanh.vn sẽ đưa ra 5 tính năng của máy photocopy văn phòng nên có để có thể giúp cải thiện năng suất cho công việc của bạn.
1. Tốc độ in
Tùy thuộc vào nhu cầu văn phòng, tốc độ in có thể rất quan trọng đối với năng suất văn phòng của bạn. Nếu bạn làm việc trong một văn phòng lớn, nơi tài liệu được in thường xuyên, đừng bỏ qua tốc độ in của thiết kế trước khi mua.
Khi bạn đang xem xét các tính năng của máy photocopy, hãy chú ý đến PPM của kiểu máy (số trang mỗi phút). Thuật ngữ này đề cập đến khoảng thời gian cần thiết để máy photocopy in một trang văn bản bằng mực đen. Các thông số kỹ thuật chi tiết hơn cũng sẽ cho bạn biết thiết kế đó có thể tạo ra các bản in màu nhanh như thế nào nếu nó có khả năng đó.
Thời gian khởi động của máy photocopy cũng có thể gây ra sự chậm trễ với tốc độ in của bạn. Máy in luôn yêu cầu các loại mực của chúng phải được làm nóng trước khi chúng sẵn sàng để in. Nếu máy photocopy của bạn có chế độ chờ riêng, thì bạn sẽ không phải mất thời gian chờ để máy photocopy của bạn tự khởi động để in.
2. Dung lượng khay giấy máy photocopy văn phòng
Hầu hết các máy photocopy văn phòng sẽ có khay giấy có kích thước rộng rãi để xử lý khối lượng lớn bản in. Các khay giấy có nhiệm vụ giữ các tờ giấy trước và sau khi chúng được in.
Nếu bạn thường xuyên in các tài liệu lớn như hợp đồng và tập tài liệu, thì máy photo văn phòng của bạn sẽ cần phải có khay giấy dung lượng cao. Vì việc nạp lại khay giấy có thể là một công việc rất tốn thời gian nếu nhân viên của bạn không quen với thiết kế máy photocopy văn phòng của bạn.
Nếu khay giấy ra của máy photocopy của bạn không đủ lớn, nó sẽ có xu hướng bị đầy tài liệu đã in. Khay giấy ra quá đầy có thể gây ra kẹt giấy dẫn đến máy sẽ chứa hàng chục lệnh in xếp hàng.
Dung lượng khay giấy là một chỉ số tốt để đánh giá máy photocopy văn phòng có đáp ứng được nhu cầu in ấn văn phòng của bạn hay không.
3. Tính bảo mật
Máy photocopy văn phòng của bạn có một ổ cứng để lưu trữ tất cả các lệnh in và fax đi qua. Vì vậy, thiết kế máy của bạn sẽ lưu trữ hàng gigabyte dữ liệu nhạy cảm của công ty. Đó là lý do tại sao các biện pháp bảo mật dữ liệu của máy photocopy văn phòng của bạn cũng quan trọng như bất kỳ máy tính văn phòng nào.
Với tính linh hoạt của in ấn từ xa và không dây, nguy cơ tấn công mạng càng tăng. Tuy nhiên, bạn nên an tâm khi biết rằng các tính năng mới nhất của máy photocopy đã có xu hướng bao gồm bảo mật mạng để bảo vệ tài liệu của bạn.
Vì vậy, khi nói đến việc lựa chọn một máy photocopy văn phòng mới, hãy chú ý đến các tính năng của máy photocopy cung cấp bảo mật dữ liệu. Hãy cập nhật trình điều khiển trên máy photocopy của bạn và bạn sẽ luôn có sẵn biện pháp bảo vệ mới nhất.
Máy photocopy cấp doanh nghiệp của HP rất đáng tin cậy để đảm bảo an ninh mạng. Các mẫu HP thuộc phạm vi doanh nghiệp có thể phát hiện phần mềm độc hại và ngăn chặn rò rỉ dữ liệu.
4. Kết nối không dây
Hầu hết các máy photocopy văn phòng hiện nay đều có tính năng kết nối không dây. Điều này chỉ có ý nghĩa khi văn phòng của bạn có đầy đủ các máy tính được kết nối với mạng không dây.
Kết nối không dây cho phép máy photocopy văn phòng của bạn nhận lệnh in từ các thiết bị thông qua các kết nối không dây như wi-fi. Khi bạn chọn mua một máy photocopy văn phòng mới, bạn vẫn nên kiểm tra khả năng không dây của dòng máy định mua.
Một số máy photocopy có thể chỉ cho phép bạn in không dây trong phạm vi văn phòng của bạn. Nếu bạn đang theo đuổi một thiết kế có thể in tài liệu từ mọi nơi trên thế giới, hãy chắc chắn rằng máy photocopy văn phòng này có khả năng in đám mây.
Bạn cũng nên kiểm tra xem máy photocopy văn phòng mà bạn định mua có tương thích với phần mềm như phần mềm in đám mây của Google và có thể được sử dụng với các thiết bị IOS và Android hay không.
Các dòng máy photocopy Samsung, Epson và HP đều có khả năng tương tác liền mạch với phần mềm in ấn đám mây.
5. Công cụ liên kết
Khả năng liên kết các tài liệu với nhau của thiết kế là một trong những tính năng của máy photocopy văn phòng lại có xu hướng bị bỏ qua. Công cụ liên kết là một tính năng cần thiết để sắp xếp các tài liệu in.
Các công cụ đóng gáy trên máy photocopy văn phòng hầu hết đều có khả năng đục lỗ hoặc thậm chí ghim các tài liệu của bạn lại với nhau. Các tính năng này của máy photocopy có thể giúp nhân viên của bạn tiết kiệm thời gian quý báu vốn đã bị lãng phí khi phải đóng các tờ giấy lại với nhau một cách thủ công.
Công cụ liên kết của máy photocopy văn phòng cũng có thể tiết kiệm không gian làm việc quý giá cho văn phòng của bạn. Bạn không cần phải dành thêm không gian lưu trữ cho các loại kim bấm lớn và máy bấm lỗ mà nhân viên của bạn sẽ cần để đóng các tài liệu theo cách thủ công.
Máy photocopy Canon và Xerox đều có các tính năng ghim tuyệt vời. Thành phần chất kết dính của máy photocopy cũng có thể được gọi là “bộ phận hoàn thiện”. Vì vậy, bạn hãy chú ý đến thuật ngữ này khi bạn cần một thiết kế máy với các công cụ liên kết.
Lời kết
Websosanh.vn hiểu tầm quan trọng của việc tìm kiếm máy photocopy văn phòng sẽ giúp đạt được mục tiêu văn phòng của bạn, nên thường xuyên đánh giá mọi yêu cầu tại nơi làm việc của bạn để xác định các tính năng chính của máy photocopy mà bạn thực sự cần và những cái bạn không cần.
Cổng thông tin Websosanh.vn luôn cố gắng cung cấp cho bạn các thông tin giá cả nơi bán nhanh chóng, trực quan và cung cấp những thông tin hữu ích nhằm giúp các bạn không mất nhiều thời gian khi tìm mua cho mình một chiếc máy photocopy ưng ý và phù hợp nhu cầu.
