Lựa chọn loại máy in
Như đã nói ở trên, những người làm việc hoặc có văn phòng kinh doanh tại nhà thông thường sẽ phải thực hiện nhiều công việc cũng như tác vụ khác nhau, chẳng hạn như in ấn tài liệu, fax văn bản hay quét thông tin gửi cho đồng nghiệp hoặc khách hàng. Do đó, trong trường hợp này, một máy in đa chức năng chính là lựa chọn tối ưu nhất.
Máy in đa chức năng sẽ bao gồm chức năng quét, cho phép người dùng scan tài liệu và tự động biến chúng thành file văn bản dạng PDF gửi cho đồng nghiệp hoặc khách hàng. Đây là chức năng khá hữu ích trong trường hợp người dùng muốn email cho khách hàng các loại hóa đơn hoặc tài liệu đặc biệt không được phép chỉnh sửa. Máy in đa chức năng còn có khả năng in nhanh (thông thường là loại in laser) và cho ra những bản in sắc nét, chất lượng cao, rất thích hợp với những người có nhu cầu in nhiều.
Người làm việc tại nhà nên chọn loại máy in cho ra những bản in rõ nét và chuyên nghiệp, đồng thời có thể cùng lúc thực hiện được nhiều tác vụ khác liên quan đến công việc
Nếu không có nhu cầu in màu, người dùng có thể lựa chọn loại máy in mono trắng-đen hoặc máy in laser mono đa chức năng, vừa có thể quét và copy tài liệu, như vậy sẽ giúp giảm được một khoản chi phí không nhỏ.
Nếu không có nhu cầu in nhiều, người dùng có thể lựa chọn loại máy in phun dành cho văn phòng. Máy in phun thường rẻ hơn nhiều so với máy in laser, song về lâu dài sẽ tốn kém hơn máy in laser vì người dùng sẽ phải bỏ thêm tiền đổ mực in theo định kỳ.
Những phẩm chất cần có của một máy in cá nhân
Để lựa chọn được máy in tốt nhất cho nhu cầu công việc tại nhà, người dùng nên chú ý tới những phẩm chất sau đây của máy in:
In nhanh và chất lượng tốt: Trung bình, một máy in laser có khả năng in 10 trang văn bản một phút, máy in phun có tốc độ in thấp hơn, trung bình từ 6 đến 7 trang/phút. Tùy theo nhu cầu mà người dùng sẽ lựa chọn cho mình loại in nhanh hay in chậm.
Chất lượng đồ họa của bản in tốt: Với những trang có hình vẽ hoặc bảng biểu, thông thường máy in sẽ in chậm hơn. Tuy nhiên, máy in tốt là máy in có khả năng in một trang văn bản A4 với chất lượng đồ họa rõ nét trong thời gian chưa đến một phút rưỡi đối với máy in phun, và 40 giây đối với máy in laser. Đây cũng chính là căn cứ để người dùng phân biệt chất lượng hoạt động của máy in
Đối với người làm việc tại nhà, tiết kiệm giấy in và điện tiêu thụ là vấn đề rất quan trọng, bởi những chi phí phát sinh khi sử dụng máy đều do người dùng tự chịu.
Chức năng “tiết kiệm”:
Đối với người làm việc tại nhà, tiết kiệm giấy in và điện tiêu thụ là vấn đề rất quan trọng, bởi không giống làm việc tại công ty, những chi phí đó hoàn toàn do người dùng tự chi trả. Để tiết kiệm giấy in, người dùng nên tìm kiếm loại máy có chức năng in hai mặt, có nghĩa là loại máy in có khả năng tự thiết lập in hai mặt của tờ giấy. Máy in cũng nên có chức năng in nhiều tờ trên trên một trang giấy. Rất nhiều văn phòng hiện nay vẫn sử loại máy in cũ, chỉ cho phép in một mặt, nếu muốn in hai mặt, người dùng sẽ phải tự lật mặt giấy và đánh dấu trang in theo chẵn lẻ, rất mất thời gian và dễ nhầm lẫn.
Một số máy in laser hiện nay còn có chế độ “sinh thái”, có thể giúp người dùng tiết kiệm điện trong quá trình in ấn. Tuy nhiên, những chức năng này nhìn chung vẫn còn nhiều hạn chế, bởi khi đặt ở chế độ này, bản in xuất ra thường có chất lượng thấp và thiếu sắc nét do máy in tự động bật tiết kiệm mực in.
Những chức năng khác nên lựa chọn
Nhiều khay giấy: Trong quá trình in, người dùng đôi khi phải thực hiện thao tác thay giấy, khiến quá trình in bị gián đoạn, như vậy rất bất tiện và mất thời gian. Tốt nhất nên lựa chọn máy in có nhiều hơn một khay giấy, như vậy người dùng sẽ không phải tự đổi giấy cho máy in.
Chức năng fax và tự động nạp tài liệu: Hiện nay, chức năng fax không còn được sử dụng rộng rãi, song đa số các máy in phun dành cho văn phòng vẫn có chức năng fax, và nhiều máy còn tích hợp chức năng nạp tài liệu tự động (ADF). Đây vẫn là chức năng khá hữu dụng ngay cả khi người dùng không có nhu cầu fax tài liệu. Chức năng ADF giúp người dùng có thể quét tài liệu và copy ra nhiều trang cùng múc mà không cần phải nạp tài liệu bằng tay vào từng trang trước khi in. Lưu ý, không phải tất cả các máy tích hợp ADF đều có khả năng in hai mặt, do đó người nên lựa chọn những loại máy in tích hợp cả chức năng quét và in hai mặt.
Kết nối Wifi/Ethernet: Chức năng kết nối wifi sẽ rất tiện dụng nếu bạn muốn in văn bản từ những thiết bị như laptop, máy tính bảng hay smartphone. Nếu không có nhu cầu dùng wifi, người dùng vẫn nên lựa chọn máy in có chức năng Ethernet để có thể kết nối máy in với các thiết bị khác trong mạng nội bộ.
