1. Tăng sản lượng in ấn mỗi phút
Bạn có biết những chiếc máy máy photocopy văn phòng đầu tiên được in với tốc độ nhanh nhất chỉ từ 7 đến 8 trang mỗi phút không? Ngay cả với những tiêu chuẩn thấp nhất, chiếc máy photocopy Xerox 914 đầu tiên thân thiện với người dùng đã thành công. Nó đã tăng số bản sách từ 20 triệu lên đến 14 tỷ bản sách một năm. Và đó là với một cỗ máy nặng khoảng 325 kg.
Vậy bạn hãy tưởng tượng những gì về một máy photocopy văn phòng với tốc độ 50 trang/phút? Đây chính là tốc độ tối thiểu được khuyến nghị cho bất kỳ chiếc máy photocopy văn phòng trong thời đại hiện nay. Có thể thấy, việc tăng từ 7-8 trang/phút lên 50 trang/phút cũng đã giúp văn phòng của bạn in được số lượng tài liệu nhiều hơn với thời gian ngắn hơn phải không nào?
2. Giảm chi phí và tiết kiệm năng lượng trong in ấn
Nếu thường xuyên phải ra quán photocopy để in tài liệu, giấy tờ, hợp đồng thì tại sao bạn không sắm luôn một chiếc máy photocopy văn phòng để sử dụng? Với số tiền đầu tư ban đầu có thể lớn nhưng tính toán chi li nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều sức lực, thời gian đồng thời đem lại hiệu quả cho công việc cần giải quyết nhanh hơn.
Bên cạnh đó, các máy photocopy văn phòng mới cũng đem tới lợi ích nữa là tiết kiệm năng lượng. Trong trường hợp các máy in thương mại từng tiêu thụ 300 đến 500 watt năng lượng khi in, thì các mẫu máy mới sẽ giảm mức sử dụng này đáng kể.
Trên thực tế, nếu máy của bạn đã hơn 5 năm tuổi, EPA ước tính sản lượng năng lượng của nó cao hơn 50% so với máy mới. Các doanh nhân cũng có thể tiết kiệm năng lượng hơn nữa và giảm chi phí giấy tờ với máy photocopy văn phòng đa chức năng.
3. Máy photocopy văn phòng đem lại hiệu quả thực sự ấn tượng
Nếu như các máy photocopy văn phòng sở hữu tốc độ 50 trang/phút là lựa chọn lý tưởng cho một văn phòng nhỏ thì với văn phòng lớn, nhiều người sử dụng hơn bạn sẽ cần một chiếc máy photocopy văn phòng hiệu quả hơn. Điều đó hoàn toàn có thể vì trên thị trường có xuất hiện cả những chiếc máy photocopy văn phòng sản xuất được 130 trang mỗi phút. Nếu điều này đã khiến bạn phải kinh ngạc thì chưa đâu?
Bởi trên thị trường hiện nay còn có nhiều máy photocopy văn phòng hiện đại và hiệu quả hơn với các tùy chọn tự dập ghim và bấm lỗ bên cạnh hiệu quả về tốc độ mới khiến bạn kinh ngạc. Nếu như sở hữu loại máy photocopy này thì từ nay bạn có thể nói lời tạm biệt với những đêm dài phân loại giấy tờ và tự ghim chúng bằng tay.
4. Mang lại sự tiện lợi
Có lẽ điều tốt nhất về một máy photocopy văn phòng là nó có mặt ngay khi bạn hoặc nhân viên của bạn cần. Nó có sẵn bất kể thời gian nào và được thiết kế mặc định theo các yêu cầu cụ thể để giảm chi phí. Bạn thậm chí có thể giới hạn người sử dụng nó.
Vì vậy, ngoài việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc, nó còn giúp cuộc sống và công việc của bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn sẽ không phải đến cửa hàng dịch vụ photocopy để lấy các bản sao hoặc phải đi làm sớm hơn một giờ để chuẩn bị cho một cuộc họp.
Thay vào đó, bạn có thể gửi yêu cầu của bạn đến máy photocopy văn phòng và chuẩn bị giấy tờ của bạn trong vài phút. Máy photocopy văn phòng đa chức năng thậm chí còn cho phép bạn fax, quét, in và tải lên tài liệu chỉ với một thiết bị duy nhất.
5. Khả năng tạo tài liệu quảng cáo, thiệp và các món quà khác
Bạn có kế hoạch đăng thông báo cho khách hàng hoặc nhân viên không? Phải làm như thế nào với việc sử dụng tài liệu quảng cáo hoặc danh thiếp?
Với máy photocopy văn phòng phù hợp, bạn có thể làm tất cả mọi việc thoải mái tại văn phòng của mình. Từ thư cảm ơn đến tập sách thông tin, máy photocopy văn phòng cung cấp khả năng tạo tài liệu chuyên nghiệp mà không phải gặp rắc rối khi mua từ bên thứ ba.
6. Máy photocopy văn phòng cho bạn sự sáng tạo trong kỳ nghỉ
Vào những ngày nghỉ lễ, tết hay các sự kiện quan trọng trong công ty, các doanh nghiệp trên toàn cầu thường sáng tạo với máy photocopy văn phòng bằng cách trang trí văn phòng, tạo đồ trang trí treo với nhiều màu sắc khác nhau hoặc in ra các thông điệp cá nhân từng thành viên trong doanh nghiệp rồi gửi tặng họ.
Bạn sẽ ngạc nhiên về các giải pháp hiệu quả và thú vị mà thủ thuật này được tạo ra từ máy photocopy văn phòng đấy!
7. Tăng cường bảo mật
Nếu bạn xử lý thông tin bí mật, sẽ rất rủi ro khi bạn tin tưởng một tổ chức khác hoặc một số cá nhân nhất định để xử lý thông tin đó. Đó là một lý do khác khiến máy photocopy văn phòng trở nên hữu ích.
Chủ doanh nghiệp có thể ủy quyền cho các cá nhân sao chép thông tin nhạy cảm và có thể giữ những tài liệu đó trong văn phòng của công ty. Điều này làm giảm nguy cơ rò rỉ. Đối với các tổ chức trong lĩnh vực y tế, một phụ kiện đơn giản như vậy cho phép các công ty tuân thủ các giao thức HIPAA (tiêu chuẩn về quyền riêng tư).
Ngoài ra, hầu hết các công ty sản xuất và nhà cung cấp đều cung cấp các tính năng bảo mật, chẳng hạn như mã hóa và ghi đè để hỗ trợ bảo mật công ty.
Ngày nay, máy photocopy văn phòng có thể yêu cầu nhận dạng nhân viên, xóa các tài liệu trước đây và hơn thế nữa. Với việc bảo trì thích hợp và một nhân viên CNTT, ngay cả máy photocopy kỹ thuật số cũng giảm thiểu nguy cơ rò rỉ và vi phạm.
8. Trình bày tính linh hoạt
Máy photocopy văn phòng mới hơn sẽ cung cấp nhiều khả năng hơn. Máy photocopy văn phòng đa chức năng quét hình ảnh, tài liệu email, in không dây, thông tin fax và hơn thế nữa. Do đó, nhân viên và giám sát viên sẽ có thiết bị để thực hiện hiệu quả và thành công nhiều nhiệm vụ khác nhau.
Tính linh hoạt này cũng khuyến khích tăng trưởng kinh doanh. Nó cho phép chủ sở hữu chi ít tiền hơn cho các khoản chi tiêu bên ngoài mà vẫn hoàn thành trên máy photocopy, khuyến khích nỗ lực sáng tạo ở nhiều định dạng, tăng cường giao tiếp nhóm và tăng năng suất.
9. Máy photocopy văn phòng cung cấp các giải pháp thay thế thân thiện với môi trường
Nhiều máy photocopy văn phòng ngày nay cung cấp phương tiện cho người sử dụng lao động và nhân viên để thực hành “hành vi xanh”.
Hầu hết tất cả các máy đều cung cấp các tùy chọn quản lý năng lượng, chẳng hạn như chế độ nghỉ hoặc in trên cả hai mặt giấy. Nhiều chiếc thậm chí còn có các mặc định thân thiện với môi trường thuận tiện mà chủ sở hữu chỉ cần kích hoạt bằng cách nhấn nút. Ngay cả khi họ không làm như vậy, thật nhanh chóng và dễ dàng để lập trình máy photocopy của họ vẫn hoạt động thân thiện với môi trường nhất có thể.
Một số tùy chọn thân thiện với môi trường bao gồm: Chế độ nhanh, giúp giảm tiêu thụ mực; In đơn sắc; Chỉ in văn bản; Quét đến các tùy chọn đám mây – đặc biệt hữu ích trong việc khuyến khích chia sẻ tài liệu không cần giấy tờ trong các văn phòng.
Cuối cùng, chủ sở hữu máy photocopy có quyền tự do lựa chọn giấy và mực in của họ. Nhiều loại toner và hộp mực có thể nạp lại để tăng độ bền vững và giấy tái chế có thể dễ dàng mua được tại các cửa hàng văn phòng phẩm.
10. Có thêm lợi nhuận từ việc cho thuê máy photocopy văn phòng
Nếu như doanh nghiệp của bạn chót sở hữu một chiếc máy photocopy văn phòng hiện đại, đa năng trong khi những người trong văn phòng lại chưa tận dụng hết công suất, tính năng của máy thì bạn có thể kiếm thêm chút lợi nhuận từ việc mở dịch vụ cho thuê máy photocopy văn phòng. Nếu làm ăn được bạn cũng sẽ có thêm một mối kinh doanh tiềm năng lớn cho doanh nghiệp của mình.
Trên đây là 10 lợi ích tuyệt vời của máy photocopy văn phòng có thể bạn chưa biết. Hy vọng những thông tin hữu ích mà cổng thông tin so sánh giá Websosanh đã cung cấp sẽ giúp bạn có thêm những cái nhìn mới về thiết bị văn phòng quan trọng này. Đừng quên luôn so sánh giá thiết bị văn phòng tại Websosanh.vn trước khi mua để luôn mua được các sản phẩm tốt với giá rẻ nhất nhé!
