Trong hầu hết các trường hợp, mạng cục bộ (WLAN) cho phép bạn in từ máy tính xách tay đến máy photocopy văn phòng từ bất kỳ đâu trong văn phòng của bạn. Nhưng khi công việc buộc bạn đi ra khỏi văn phòng, lúc này in ấn di động là giải pháp tốt nhất dành cho bạn.
In di động liên quan đến việc gửi lệnh in từ thiết bị di động của bạn đến một máy photocopy văn phòng, thường là máy photocopy đa chức năng (MFP). Thực tế, in di động có thể được sử dụng với bất kỳ máy photocopy nào được kết nối với mạng qua wi-fi, Bluetooth hoặc Ethernet.
Tất cả các thiết bị di động để in được tài liệu phải bao gồm các thành phần sau:
- Một thiết bị in di động có phần mềm được bổ sung hoặc của riêng nó
- Một máy photocopy văn phòng đang hoạt động
- Một kết nối không dây mạnh mẽ, đáng tin cậy
Bạn có thể in ngay sau khi bạn ra lệnh từ điện thoại di động hoặc bất kỳ thiết bị không dây nào khác mà bạn mang theo bên mình. Ngoài ra, lệnh in phải được xác nhận tại máy photocopy sau khi được gửi qua thiết bị di động, tùy thuộc vào cài đặt máy chủ đã được định cấu hình để in di động của bạn.
Do vậy, việc in di động qua máy photocopy văn phòng tại nơi làm việc sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các tổ chức thuộc mọi ngành công nghiệp.
4 lợi ích chính của việc in di động qua máy photocopy văn phòng tại nơi làm việc
Việc kích hoạt tính năng in trên thiết bị di động có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách. In ấn di động có thể giảm chi phí, điều này tốt cho bất kỳ tổ chức nào. In di động giúp tăng năng suất, giúp công việc của bạn chạy trơn tru hơn và nhóm của bạn đạt hiệu quả hơn. In từ điện thoại di động cũng có khả năng cải thiện quan hệ khách hàng. Và cuối cùng, an ninh mạng có thể được nâng cao nhờ tính năng in không dây từ điện thoại.
Dưới đây sẽ là miêu tả chi tiết hơn về 4 lợi ích chính của việc in di động:
1. Giảm chi phí
Cung cấp cho nhân viên điều kiện để sử dụng tính năng in di động sẽ giúp giảm nhu cầu về các thiết bị khác trong văn phòng. Có tính năng bổ sung này, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp in ấn di động với chi phí tối thiểu hoặc thậm chí miễn phí. Nhân viên của bạn có quyền truy cập để in từ bất kỳ đâu, chỉ bằng cách nhấp vào một nút trên thiết bị di động của họ, điều này có thể khiến bạn yên tâm về quyết định giảm số lượng cơ sở hạ tầng thiết bị trong văn phòng của bạn.
Việc loại bỏ bớt thiết bị văn phòng sẽ làm giảm các khoản thanh toán thuê (hoặc thay thế nếu bạn mua hoàn toàn). Ngoài ra, bạn sẽ không cần phải bảo trì các thiết bị bổ sung đó và ít tiêu hao vật tư hơn. Doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng ít điện hơn, điều này tốt cho cả ngân sách của bạn và môi trường.
2. Năng suất cao hơn
Tăng năng suất là một lợi ích đáng kể khác của in di động. Không cần phải nói, năng suất cao hơn luôn là một điều tốt và có xu hướng tạo ra giá trị bổ sung cho một doanh nghiệp. In di động còn giúp các thành viên làm việc khi đang di chuyển (hoặc từ các địa điểm từ xa) có thể nâng cao khả năng hoàn thành nhiệm vụ của họ một cách nhanh chóng hơn.
Với tính năng in không dây từ điện thoại, bạn có thể chia sẻ thông tin, tạo tài liệu và thực hiện các thao tác in từ cùng một thiết bị bất kể vị trí nào.
Khi phải làm việc xa văn phòng, các nhóm không phải mất thời gian di chuyển qua lại máy trạm hoặc máy tính của họ để quản lý lệnh in; mọi thứ có thể hoàn thành chỉ trong một lần qua thiết bị di động.
3. In di động qua máy photocopy văn phòng giúp cải thiện quan hệ khách hàng
Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến nhiều dịch vụ khách hàng, in ấn trên điện thoại di động có thể khiến bạn khác biệt so với đối thủ cạnh tranh. Với quyền truy cập nhanh hơn vào thông tin, các nhóm tiếp xúc với khách hàng có thể trả lời khách hàng ngay cả khi đang di chuyển hoặc ở xa bàn làm việc của họ.
4. Bảo mật mạng nâng cao
Máy photocopy văn phòng có thể tạo ra một lỗ hổng nghiêm trọng trong bất kỳ mạng không dây nào. Với rất nhiều thông tin đi qua, máy photocopy rất dễ trở thành mục tiêu hàng đầu của tin tặc.
Trong khi chúng ta có xu hướng nghĩ về máy photocopy như những cỗ máy “nhận nhiệm vụ” đơn giản, các máy photocopy hiện đại vẫn hoạt động giống như máy tính. Chúng là một phần của mạng không dây và chúng có bộ nhớ đệm lưu trữ mọi tệp chúng đã in.
Tin tặc muốn truy cập vào máy photocopy vì bộ nhớ đệm và vì chúng thường là một điểm yếu để xâm nhập vào mạng cục bộ (LAN) rộng lớn hơn, mà máy photocopy là một phần của mạng này.
Với các giải pháp in ấn di động, bạn có thể đặt tất cả các công việc sau tường lửa để ngăn chặn tin tặc. Bạn cũng có thể cách ly lưu lượng truy cập của nhân viên khỏi lưu lượng khách hàng, nghĩa là bạn có thể tạo hai phần riêng biệt của mạng LAN. Điều này ngăn không cho những khả năng độc hại truy cập vào phần chính của mạng nội bộ.
Lời kết
Văn phòng ngày càng trở nên thân thiện với thiết bị di động hơn. Sự tiện lợi và lợi ích của việc in ấn di động mang lại không ít cho văn phòng. Bạn sẽ tận hưởng lợi thế chi phí thấp hơn, tăng năng suất hơn, nâng cao an ninh mạng và quan hệ khách hàng tốt hơn bằng cách cho phép nhóm của bạn năng lực in di động.
Websosanh.vn cung cấp rất nhiều thông tin và giá cả của các dòng máy photocopy văn phòng đa năng có tích hợp tính năng in di động tiện lợi này, bạn có thể truy cập tìm hiểu và so sánh giá cả của chúng trước khi mua hoặc bất cứ lúc nào bạn cần.
