Cách lưu trữ đám mây của máy photocopy kỹ thuật số hỗ trợ công việc kinh doanh tốt hơn
Nếu doanh nghiệp của bạn đã chi ngân sách cho máy photocopy kỹ thuật số, thì các bản cập nhật và nâng cấp phần mềm có thể gây thêm tốn kém cho ngân sách của bạn.
Lưu trữ đám mây của máy photocopy kỹ thuật số có thể có lợi vì nó bỏ qua nhu cầu lưu trữ tại chỗ trong phần cứng đắt tiền. Các dịch vụ và nâng cấp phần mềm cũng có sẵn thông qua truy cập đám mây công cộng và riêng tư ( nghĩa là thông qua Internet trong đám mây công cộng hoặc riêng tư thông qua cấu trúc mạng nội bộ của doanh nghiệp.)
Xerox là một trong những nhà sản xuất máy photocopy kỹ thuật số đầu tiên cung cấp dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây bằng cách kết nối trực tiếp với máy photocopy kỹ thuật số đa năng. Các tài liệu được quét hoặc fax trên máy photocopy kỹ thuật số sẽ được tải tự động lên đám mây. Các tài liệu tương tự có thể được chỉnh sửa hoặc tải xuống từ một vị trí từ xa bằng máy tính hoặc điện thoại thông minh. Sau khi Xerox đột phá trong lĩnh vực photocopy kỹ thuật số dựa trên đám mây, một số hãng khác đã trang bị giải pháp này trên sản phẩm của mình như: máy photocopy Canon, Ricoh và Brother.
Doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng máy photocopy kỹ thuật số dựa trên đám mây theo những cách sau:
- In các hợp đồng / tài liệu quan trọng từ xa.
- Chỉnh sửa tài liệu khi đang di chuyển từ nhà bằng thiết bị cầm tay như điện thoại thông minh trước khi in.
- Lưu trữ an toàn các tài liệu nội bộ nhạy cảm.
- Truy cập nhiều ứng dụng phần mềm thân thiện với máy photocopy hơn trong mạng đám mây an toàn.
- Thực hiện nhu cầu xóa sạch ổ cứng của máy photocopy trước khi bán máy lại cho người khác.
5 ưu điểm của việc lưu trữ máy photocopy kỹ thuật số trên đám mây
Lưu trữ máy photocopy kỹ thuật số dựa trên đám mây có thể cải thiện chức năng cơ bản ở nơi làm việc. Thay vì giới hạn việc chỉnh sửa và in tài liệu ở một vị trí, các tài liệu được quét hoặc fax vào đám mây có thể được kiểm soát bởi một số thiết bị của bên thứ ba như: điện thoại thông minh, máy tính bảng và PC.
Dưới đây là 5 lợi ích chính đối với việc lưu trữ đám mây của máy photocopy kỹ thuật số:
1. Dễ dàng với khả năng mở rộng
Các dịch vụ và nâng cấp máy photocopy mới sẽ được chuyển liên tục qua đám mây thông qua Internet hoặc mạng riêng.
2. Truy cập nhanh chóng
Nhiều văn phòng hoặc cơ sở dịch vụ có thể cộng tác bằng cách tải lên tài liệu, bản trình bày PowerPoint, ghi chú và giáo trình lên đám mây để in từ bất kỳ vị trí nào.
3. Dễ theo dõi chống xảy ra lỗi
Nếu bạn thực hiện thay đổi đối với tài liệu và muốn in phiên bản cũ hơn, các bản sửa đổi trước đó sẽ được lưu vào đám mây và bạn có thể in chúng ra một cách dễ dàng vào bất kỳ thời điểm nào.
4. Lưu trữ thân thiện với môi trường
Việc sao chụp không cần thiết có thể được giảm bớt khi các bản sao chính được lưu và chỉnh sửa trên đám mây. Việc in và sao chép sẽ chỉ được thực hiện khi cần thiết để cắt giảm lượng giấy thải.
5. Lưu trữ đám mây của máy photocopy kỹ thuật số cải thiện bảo mật
Các dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây sẽ tự động mã hóa và giám sát các dữ liệu nhạy cảm của máy photocopy văn phòng.
Lời kết
Bên cạnh yếu tố tiện lợi không thể chối cãi, hầu hết các doanh nghiệp không thể bỏ qua lợi thế bảo mật của lưu trữ máy photocopy kỹ thuật số dựa trên đám mây. Với việc ổ cứng của máy photocopy kỹ thuật số dễ bị đánh cắp danh tính, lưu trữ dựa trên đám mây có thể là chìa khóa để bảo vệ thông tin nhạy cảm, đặc biệt khi liên quan đến dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp.
Websosanh.vn đặc biệt khuyến nghị các ổ cứng của máy photocopy kỹ thuật số đã qua sử dụng phải được xóa sạch vì mục đích bảo vệ quyền riêng tư.
Để ngăn chặn các vi phạm riêng tư, lưu trữ đám mây của máy photocopy nên được sử dụng để bảo vệ các tệp của nhân viên, tài liệu kinh doanh và thông tin thanh toán của khách hàng ở một vị trí an toàn của bên thứ ba.
Cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn có đầy đủ thông tin các dòng máy photo kỹ thuật số của nhiều thương hiệu nổi tiếng, cùng giá thành cụ thể của từng dòng máy, bạn có thể truy cập để khảo giá và tìm nhanh nơi bán để có thể dễ dàng lựa chọn được cho mình một máy photocopy kỹ thuật số phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
