Mua thiết bị văn phòng mới, chẳng hạn như một máy photocopy văn phòng, là một khoản đầu tư cần thiết có thể từ hàng chục triệu đến hàng trăm triệu đồng. Đương nhiên, bạn luôn muốn thiết bị mà bạn chọn sẽ bền bỉ lâu dài, với nhu cầu bảo trì thấp và ít phải gọi điện cho dịch vụ sửa chữa.
Điều này nghĩa là bạn muốn có lựa chọn đúng trong việc nâng cấp máy photocopy phù hợp, có thể giúp tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp của bạn bằng cách đầu tư vào công nghệ mới, nhằm cải thiện năng suất và hiệu quả công việc văn phòng. Để chọn đúng máy photocopy phù hợp với quy mô doanh nghiệp và ngành nghề của bạn, hãy cùng Websosanh.vn xem xét ngay 6 quy tắc hữu ích sau để giảm bớt các tiêu chí cũng như chi phí của bạn:
1. Bắt đầu bằng cách xác định khối lượng sao chép hàng tháng
Nếu bạn chưa nắm rõ khối lượng sao chép hàng tháng của mình trong lần mua máy photocopy văn phòng gần đây nhất, thì đã đến lúc bạn cần xác định mức sử dụng giấy trung bình hàng tháng.
Khối lượng sao chép hàng tháng là đơn vị tiền tệ mà bạn có thể sử dụng để chọn loại máy photocopy phù hợp dựa trên kích thước, tốc độ và công suất. Một máy photocopy văn phòng công suất thấp không thể hỗ trợ một doanh nghiệp lớn, ngược lại, một máy photocopy văn phòng có công suất cao sẽ bị lãng phí trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
2. Quyết định lựa chọn máy photocopy đen trắng hay có màu
Một nguyên tắc đơn giản cần nhớ là máy photocopy văn phòng màu có giá cao hơn máy photocopy văn phòng đen trắng.
Mặc dù máy photo màu ngày càng có giá cả phải chăng hơn, nhưng việc trả tiền cho một tính năng bạn sẽ không sử dụng vẫn là điều không cần thiết. Thậm chí bạn đừng nghĩ đến việc mua một máy photocopy màu nếu bạn không tính trước được các bản sao màu trong tương lai của mình. Nếu bạn hiếm khi in hoặc sao chép màu, chẳng hạn một hoặc hai lần một tháng, có lẽ bạn nên thuê ngoài cho công việc này tại một cửa hàng in ấn màu chỉ khi bạn có nhu cầu.
3. Liệt kê các tính năng của máy photocopy văn phòng mà bạn muốn có
Khi bạn bắt đầu tìm hiểu về máy photocopy qua mạng internet, bạn sẽ nhận thấy rằng hầu hết các máy photocopy đều được quảng cáo với rất nhiều tính năng ưu việt.
Do vậy, để bạn không bị nhầm lẫn khi tìm kiếm, hãy tìm đến các tính năng mà máy photocopy văn phòng của bạn không thể thiếu cho công việc, thay vì phải tốn kém cho các tính năng hiện đại mà bạn không cần đến. Chẳng hạn như nếu văn phòng của bạn liên quan đến việc quản trị đại học sẽ cần đến tính năng tạo tập sách và đục lỗ của máy photocopy văn phòng, nếu văn phòng của bạn thuộc ngành bán hàng nhiều chi nhánh, chắc chắn bạn sẽ cần đến tính năng lưu trữ đám mây của máy photocopy văn phòng kỹ thuật số để cho phép in từ xa ở các địa điểm khác nhau…
4. Thực hiện phép đo diện tích văn phòng của bạn
Nhiều doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi tìm hiểu mọi tính năng của máy photocopy văn phòng để tìm ra sự phù hợp hoàn hảo, trong đó, họ hay mắc phải một sai lầm nghiêm trọng, đó là: họ quên mất kích thước của máy photocopy. Do vậy, trước khi bạn nhấp chuột để chọn mua một chiếc máy photocopy văn phòng hoàn hảo, hãy đảm bảo rằng bạn đã có không gian đặt máy phù hợp trong văn phòng của mình.
5. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí sử dụng máy photocopy văn phòng
Mặc dù bạn đã xác định rõ các tính năng chính mà bạn không thể thiếu của máy photocopy văn phòng, bạn vẫn nên xem xét các yêu cầu khác của máy photocopy như khổ giấy, dung lượng bộ nhớ, quá trình hoạt động và vật tư tiêu hao (như mực in và dầu nhiệt áp) ảnh hưởng đến tổng chi phí máy photo của bạn.
6. Xem xét thêm khả năng sử dụng của máy photocopy văn phòng
Nếu bạn đã sẵn sàng để nâng cấp máy photocopy văn phòng của mình, hãy dành một chút thời gian để suy nghĩ xem máy photocopy mà bạn định chọn mua có thể phát triển tốt như thế nào với thiết lập văn phòng hiện tại của bạn. Một máy photocopy chất lượng cao có thể sử dụng liên tục từ 2 đến 7 năm, hoặc trung bình là 5 năm. Do vậy, bạn hãy kiểm tra kỹ lần nữa xem với kích thước, công suất và các tính năng của máy photocopy văn phòng này, liệu có thể hỗ trợ văn phòng của bạn ở hiện tại và trong cả tương lai hay không nhé.
Lời kết
Việc tuân thủ 6 quy tắc trên sẽ giúp bạn nâng cấp máy photocopy văn phòng một cách chính xác nhất có thể. Mua một máy photocopy mới hoàn toàn để nâng cấp thiết bị đã lỗi thời hoặc hỏng hóc là một khoản đầu tư. Và khoản đầu tư này của bạn sẽ nhanh chóng được đền đáp nếu bạn chọn đúng một máy photocopy hỗ trợ được khối lượng sao chép hàng tháng của doanh nghiệp bạn, với các tính năng chính phù hợp với ngành nghề của bạn.
Cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn sẽ giúp bạn khảo giá các model máy photo bạn muốn nâng cấp trước khi ra quyết định mua sắm để tiết kiệm thêm chi phí! Vì thế là người tiêu dùng thông thái hãy so giá trước khi mua hàng!
