1. Cách sử dụng máy photocopy
Đầu tiên để sử dụng được máy photocopy văn phòng bạn cần đảm bảo rằng máy đã được bật nguồn và làm ấm. Sau đó hãy kiểm tra để chắc chắn rằng có đủ khổ giấy tiêu chuẩn được nạp vào máy hay chưa.
Kế tiếp, bạn nhấc khay nạp và kiểm tra kính để đảm bảo rằng không còn bụi bẩn, dấu vết hoặc các vật dụng khác trên kính. Sau đó đặt một tờ văn bản (bản gốc) bạn muốn sao chép úp xuống mặt kính ở vị trí thích hợp (đọc và làm theo hướng dẫn của máy).
Tiếp theo, bạn đóng khay nạp lên trên tấm kính và bản gốc của bạn. Sau đó, xem lại thiết lập trên màn hình để đảm bảo bạn có cài đặt phù hợp (màu, đen trắng, khổ giấy, số lượng bản sao, v.v…) và nhấn nút sao chép.
Cuối cùng là nhận các bản sao của bạn và kiểm tra để đảm bảo rằng chúng là những gì bạn muốn sao chép. Bạn có thể lấy bản gốc ra và để lại nguyên trạng máy chính xác như lúc đầu cho người tiếp theo trong văn phòng của bạn sử dụng.
2. Các lưu ý bổ sung khi sử dụng máy photocopy văn phòng
Nếu bạn đang sao chép nhiều trang, hãy đặt chồng trang của bạn vào Khay nạp tài liệu tự động (ADF) trên đầu máy (thường là đầu trang, lật lên và quay sang trái).
Nếu máy photo văn phòng của bạn trong tình trạng online, bạn có thể sử dụng nó làm máy in hoặc máy quét của mình từ xa. Trong trường hợp này, hãy chắc chắn rằng bạn đã nhận bản in của mình sau khi gửi và nếu tệp của bạn bị dừng lại trong hàng đợi in trực tuyến, hãy xóa nó để những người khác không phải chờ đợi vì bạn.
3. Danh sách những điều nên và không nên khi sử dụng máy photocopy
Tuy cách sử dụng máy photocopy văn phòng tương đối đơn giản nhưng để tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí cho việc bảo trì và sửa chữa máy photocopy sau này. bạn hãy làm theo những quy tắc đơn giản sau:
3.1 Những điều bạn nên làm
- Sử dụng đúng giấy – điều này khá dễ thực hiện. Máy photocopy văn phòng cần được nạp đúng kích thước và độ dày của giấy, nếu không máy sẽ bị kẹt. Giấy có nhiều trọng lượng (độ dày) khác nhau, từ loại giấy trắng điển hình bạn mua trong hộp đựng đến trọng lượng dày hơn. Không phải tất cả các máy photocopy đều có thể xử lý giấy dày hơn. Hãy đảm bảo rằng bạn đã đọc kỹ thông số kỹ thuật máy photocopy của mình để chắc chắn bạn đang chạy độ dày giấy thích hợp qua máy của mình.
Lưu ý: bạn thậm chí có thể phải thực hiện một số thay đổi đối với cài đặt của mình hoặc đặt giấy dày hơn vào khay nạp tay.
- Đảm bảo kính không bị trầy xước và luôn sạch sẽ. Đây là một trong những điều rất quan trọng. Nếu kính của bạn không sạch, mọi vết xước và mảnh bẩn sẽ được nhìn thấy trên mỗi bản sao.
- Mua và sử dụng đúng loại giấy, độ dày chính xác của giấy dựa trên thông số kỹ thuật của nhà sản xuất đưa ra với máy photocopy của bạn.
- Đặt máy photocopy văn phòng ở một vị trí phù hợp trên sơ đồ văn phòng của bạn, thường là ở vị trí trung tâm để hầu hết nhân viên của bạn có thể tiếp cận máy, nhưng hãy đảm bảo có đủ khoảng trống xung quanh để người khác có thể đi ngang qua người đang sử dụng máy. Máy photocopy phải là một công cụ, không phải là vật cản đường hạn chế “giao thông” của mọi người trong văn phòng.
3.2 Những điều bạn không nên làm
- Không đặt máy photocopy của bạn trong một không gian chật hẹp hoặc khu vực lộn xộn. Máy sẽ bị nóng lên, giống như bất kỳ thiết bị văn phòng nào khác và cần phải đặt ở một khu vực thông gió.
- Không cố gắng sao chép các vật dày cứng, vì máy photocopy được tạo ra để sao chép các vật thể phẳng.
- Không đặt máy bên ngoài văn phòng hoặc gần cửa phòng vệ sinh của văn phòng.
- Không cố ý làm bất cứ điều gì với máy photocopy mà ngoài phạm vi thiết kế của máy. Chẳng hạn như bạn không thể chạy giấy hoặc các vật liệu có kích thước khác nhau qua máy.
- Không lau kính bằng bất cứ thứ gì khác ngoài khăn mềm và nước rửa kính.
- Không để dính mực khô trên giấy trước khi chạy qua máy photocopy.
4. Máy photocopy tích hợp phần mềm
Mặc dù không có nhiều thay đổi đối với phần cứng trong máy photocopy, nhưng thời gian gần đây, đã có nhiều cải tiến về phần mềm tích hợp với phần cứng để quản lý quy trình làm việc, bảo mật, v.v…
Dưới đây là danh sách các tính năng cơ bản và nâng cao của máy photocopy:
4.1 Các tính năng cơ bản của máy photocopy văn phòng
- Phóng to: Xem lại bảng hiển thị trên máy photocopy và tìm cài đặt để phóng to bản sao của bạn. Điều này thường có thể được thực hiện theo tỷ lệ phần trăm gia tăng hoặc từ cài đặt khổ giấy.
- Quét: Nhiều máy photocopy ngày nay có ADF phía trên kính. Điều này cho phép người dùng sao chép hoặc quét nhiều trang cùng một lúc với tốc độ cao.
- Duplexing: Tính năng này cho phép các trang được in trên cả hai mặt của một trang. Điều này đặc biệt hữu ích cho các báo cáo dày để cắt giảm một nửa việc sử dụng trang.
- Phân loại: Cho phép bạn tạo bản sao của nhiều trang và sau đó tự động sắp xếp chúng, giúp bạn không phải thực hiện tác vụ thủ công này.
- Fax: Máy photocopy đã thêm tính năng này để nhân viên của bạn không phải sử dụng nhiều thiết bị cho các nhiệm vụ văn phòng khác nhau. Tính năng này sẽ yêu cầu một đường dây điện thoại, phần cứng fax và phần mềm để gửi và nhận fax.
- Đóng gáy (dập ghim, đục lỗ và gấp): Một máy photocopy có phần cứng bổ sung, có thể thực hiện nhiều kiểu đóng gáy khác nhau cho các tập sách nhỏ. Giờ đây, bạn có thể ghim ở góc tài liệu hoặc dọc theo một mặt, thực hiện bấm 2 lỗ hoặc 3 lỗ và gấp dọc theo một mặt cho một tập sách nhỏ, hoặc một tập tài liệu gấp ba lần.
4.2 Các tính năng nâng cao trên máy photocopy văn phòng
- Sao chép một phần của trang: Tính năng này cho phép bạn chọn các vùng nhất định của trang mà bạn muốn sao chép. Máy photocopy thường sẽ quét trang và sau đó bạn có thể chọn một số khu vực nhất định của bản gốc đã sao chép.
- Lưu vào tệp PDF hoặc Microsoft Word: Với phần mềm bổ sung, máy photocopy có thể quét tài liệu của bạn, chuyển đổi và lưu chúng trong tệp Adobe Acrobat PDF hoặc thậm chí quét tài liệu, đọc tất cả các ký tự, chuyển đổi thành văn bản và sau đó lưu nó dưới dạng tệp Microsoft Word.
- Gửi đến email hoặc thư mục mạng: Giờ đây, máy photocopy có thể quét tài liệu và gửi email trực tiếp đến các địa chỉ email hoặc nhóm được xác định trước, hoặc nhập thủ công hay lưu tài liệu trực tiếp vào thư mục để dễ dàng cho các nhân viên khác truy cập.
- Bảo mật và mã hóa: Máy photocopy ngày nay có khả năng bảo mật máy và việc sao chép, thậm chí mã hóa các tài liệu được quét và lưu trữ trên mạng của bạn.
- In di động: Một máy photocopy không chỉ phải sao chép; nó có thể in từ bất kỳ thiết bị nào. Phần mềm in di động có sẵn cho cả thiết bị iOS và Android.
- Giám sát và chẩn đoán từ xa: Máy photocopy có khả năng kết nối mạng có thể cho phép kỹ thuật viên dịch vụ nâng cấp phần mềm, thực hiện chẩn đoán và theo dõi từ xa tình trạng tổng thể của thiết bị và có thể cảnh báo cho kỹ thuật viên khi cần gọi bảo trì dịch vụ.
- Đặt mua mực tự động: các máy photocopy ngày nay khi được nối mạng có thể cảnh báo cho nhân viên hoặc thậm chí nhà cung cấp của bạn khi mực gần hết và tự động đặt mua mực thay thế theo các mức đặt hàng được thiết lập trước.
Lưu ý: Tính năng này thường thấy trên một số máy photocopy tích hợp sẵn phần mềm hoặc có thể cài thêm phần mềm bổ sung.
Lời kết
Có thể nói, máy photocopy văn phòng là một cấu trúc máy móc phức tạp, vì vậy bạn nên khuyến khích nhân viên của mình tìm hiểu về cách sử dụng máy photocopy.
Và nếu bạn muốn xem máy photocopy có thể được sử dụng như thế nào để giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu hoặc giảm chi phí lao động, thì bạn nên truy cập những trang web uy tín để được giới thiệu những tiến bộ mới nhất trong công nghệ của máy photocopy.
Còn trong trường hợp bạn muốn tham khảo về giá của các dòng máy photocopy thì chắc chắn cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn sẽ là địa chỉ bạn nên tìm đến.
