Chi phí sử dụng cho một máy in văn phòng không chỉ nằm ở mức giá đầu tư mua máy in ban đầu. Tổng chi phí mà người sử dụng cần phải chi trả phụ thuộc vào mức giá của mực in, chất lượng giấy in và chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy bao gồm chi phí thay thế các linh kiện bị hỏng như trống mực in ở máy in laser.
Khi bạn cân nhắc tới những chi phí phát sinh này thì có lẽ mức giá khi mua một máy in ban đầu có thể rẻ hơn, nhưng khi so sánh chi phí mực in thì thực tế là bạn phải chi trả một mức giá cao hơn nhiều. HP đã có một công cụ tính TCO, làm nhiệm vụ so sánh chi phí sử dụng giữa các máy in văn phòng cụ thể, bao gồm cả chi phí giấy in và điện năng tiêu thụ khi vận hành máy in.
Đối với nhóm nhỏ sử dụng chung máy in
Mức chi phí tính theo giá mực in chính hãng
Khi xét tới các đối tượng kinh doanh nhỏ với 2-3 nhân viên sử dụng chung một máy in hoặc máy in đa chức năng có tính năng scan, có lẽ văn phòng có thiết kế nhỏ gọn, có khả năng in được poster, các tài liệu bỏ túi và các loại sách khác, tức là có nhu cầu in ấn màu kèm theo nhu cầu in ấn đen trắng hàng ngày để in ấn thư tín trong kinh doanh và trao đổi trong công việc.
Qua việc sử dụng công cụ so sánh TCO của HP, Bước 1 chúng tôi đã lựa chọn mức “15 người sử dụng” máy in và nhiệm vụ của máy là phải xác định được số trang cần in mỗi tháng. Cách này cũng khá đơn giản chỉ cần nhập số lượng bản in đã sử dụng bằng phép các phép nhân trung bình số trang in mỗi ngày. Theo tính toán này, một người dùng văn phòng sử dụng khoảng 6000 trang giấy/ năm và khoảng 500 trang/ tháng. Như vậy với khoảng 3 người sử dụng, tính ra cần in ấn khoảng 1,500 trang như vậy cần lựa chọn mục 4,200 trang giấy.
Bước tiếp theo, bạn lựa chọn máy in hoặc máy in đa chức năng (MFP) và các chức năng xử lý tài liệu mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu như scan, fax cơ bản tới các tính năng xử lý chất liệu đặc biệt.
Bước thứ hai, bạn lựa chọn tên của loại máy in bạn đang sử dụng trên phần mềm TCO, nếu model này không có sẵn, bạn hãy chọn máy in khác có tính năng và hiệu năng tương tự.
Cuối cùnglựa chọn máy in màu hoặc máy in đen trắng. Đối với môi trường văn phòng sử dụng tài liệu màu, có thể chia tỉ lệ trang in màu và in đen trắng là 50/50. Nhắc lại ở bước trên, bạn tính tổng khối lượng in trong tháng lên tới 4,200 trang ở bước 1, do đó nhập vào 2,100 trang cho mỗi cột trang in đen trắng và trang in màu.
Để phần mềm này bắt đầu tính toán, máy in Brother có giá 3,124 bảng sử dụng trong vòng một năm, so sánh với máy in HP OfficeJet Pro X 476dw có giá 1,231 bảng. Bạn sẽ tiết kiệm được một khoản tiền là 1,911 bảng hoặc 5,733 bảng trong vòng ba năm sử dụng máy in.
Kết quả cho thấy máy in Brother có mức giá 259 bảng và Hp là 360 bảng, như vậy máy Brother có mức giá bán rẻ hơn tuy nhiên đây không phải là mức chi phí được tính toán đầy đủ.
Đối với nhóm sử dụng máy in khoảng 7 người
Các máy in hiệu năng cao dành cho nhu cầu in ấn cao hơn
Khi xem xét văn phòng vừa và nhỏ hoặc một nhóm sử dụng chung máy in công suất lớn khoảng 7 người, máy in này cũng có thể sử dụng cho nhu cầu cá nhân, gia đình, cho phép dùng tỉ lệ phần trăm cao hơn số trang in màu. Sử dụng công cụ tính toán cho thấy trung bình một nhân viên sử dụng khoảng 3,500 trang in.
Sử dụng máy in phun tốt hơn máy in laser sẽ cho phép bạn in ấn ảnh chất lượng tốt hơn và các chất liệu giấy đặc biệt chuyên nghiệp hơn. Điều này là do dải màu của máy in phun nhiều hơn so với máy in laser.
Khi công cụ TCO phân tích, kết quả chi phí sử dụng của Samsung là 2,225 bảng và HP OfficeJet Pro X 476 dw là 1,645 bảng, và chi phí tiết kiệm được hàng năm là 580 bảng, vàtrong 3 năm là 1, 740 bảng. Phép tính này có bao gồm xem xét chi phí giấy in và mực in của cả hai máy in.
Một chi phí nữa đó là tiêu thụ điện năng, ở máy Samsung CLX – 6260, người dùng sử dụng công suất 450W khi in, trong khi máy in HP sử dụng ít hơn đáng kể chỉ 70W, ít hơn khoảng 1/6 năng lượng. Nếu bạn thử tiết kiệm năng lượng trong văn phòng, trong khi thay đổi tần suất số lần in ấn thì chi phí sử dụng chênh lệch khá nhiều.
Còn nhiều lí do khác để lựa chọn máy in HP với công nghệ Pagewide, cụ thể ở bài viết này có thể nhận thấy điểm thu hút nhất ở máy in này là tốc độ in ấn, thậm chí khi máy in laser với công nghệ in toàn trang full – page, mỗi trang được in từ trống in photoconductor, tốc độ in của máy vẫn không đạt được mức độ nhanh như đầu in phun full width. Máy in HP OfficeJet Enterprise Colour X585f MFP có thể đạt 60 trang in mỗi phút ở chế độ in thông thường General Office mode.
H.H
Theo itpro
Websosanh.vn – Website so sánh giá đầu tiên tại Việt Nam
