“Máy photocopy sẽ in và tạo ra các bản sao!”. Đối với hầu hết người dùng, đó là tất cả những gì máy photocopy văn phòng của họ được sử dụng (đôi khi có thể là fax hoặc quét).
Còn bạn? Nếu đó là tất cả những gì bạn đang sử dụng máy photocopy kỹ thuật số của mình, thì bạn đang lãng phí tiềm năng của máy photocopy để làm cho công việc của bạn trở nên thú vị và dễ chịu hơn.
Hiện tại, nếu bạn không sử dụng các ứng dụng có sẵn trong máy photocopy kỹ thuật số của mình, nghĩa là bạn đang bỏ lỡ hiệu suất cao hơn và cơ hội tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của mình.
Hãy cùng cổng thông tin so sánh giá Websosanh.vn tìm hiểu ngay 5 ứng dụng tuyệt vời dưới đây đã có sẵn trên máy photocopy Kyocera và bạn sẽ biết mình đã bỏ lỡ điều gì nhé.
1. Ứng dụng Ringdale FollowMe – Cải thiện bảo mật và giảm chi phí
Ringdale FollowMe là phần mềm theo dõi mọi thứ di chuyển qua máy photocopy và máy in của bạn, bao gồm bao nhiêu bản sao và bản in, đồng thời cho phép bạn yêu cầu người dùng xác thực để thực hiện lệnh in/sao chép trên thiết bị. Thuật ngữ chung cho điều này được gọi là tính năng “in kéo”, có nhiệm vụ giữ cho tài liệu tránh khỏi bị tò mò.
Nhìn chung các lợi ích mà ứng dụng Ringdale FollowMe trên máy photocopy Kyocera sẽ đem lại các lợi ích như:
- Giảm thiểu chất thải in
- Tạo và thực thi chính sách in
- Phát hành tài liệu an toàn
- Hạn chế in theo bộ phận và cá nhân
- Theo dõi và kiểm soát tất cả quá trình in của bạn để có được thông tin chi tiết về số lượng bạn in
2. Ứng dụng in từ đám mây
Ứng dụng “Kyocera Cloud Connect” và “Google Cloud Print” cho phép bạn in – quét tài liệu đến và từ đám mây. Theo đó, bạn có thể truy cập tài liệu trên đám mây và in chúng từ bất kỳ máy photo văn phòng nào được kết nối mạng trong văn phòng của bạn.
Với “Cloud Print”, mọi thiết bị được kết nối Web (điện thoại thông minh, máy tính bảng, PC, v.v…) đều có thể in tới máy photocopy Kyocera. Và bạn không cần cài đặt trình điều khiển máy in cụ thể trên thiết bị của bạn, bạn vẫn có thể in khi đang di chuyển.
Còn “Kyocera Cloud Connect” cho phép bạn quét tài liệu trực tiếp lên Evernote và Google Drive.
3. Ứng dụng quét vào tệp (hay “Dòng công việc” hoặc Email)
“PinPoint Scan 3” là ứng dụng cho phép quét mã hóa từ máy photocopy Kyocera của bạn tới bất kỳ email, thư mục hoặc chương trình nào hỗ trợ tệp PDF, TIFF hoặc JPEG. Bạn có thể thiết lập các nút một chạm, được cá nhân hóa để hướng các tài liệu được quét đến các vị trí thường được sử dụng nhất của bạn một cách đơn giản và dễ dàng.
Việc bảo mật sẽ được cung cấp bằng mã PIN hoặc thẻ bảo vệ lân cận tùy chọn (nghĩa là người dùng phải tự xác thực, nhằm ngăn chặn truy cập trái phép).
4. Ứng dụng quản lý thiết bị từ xa – Mọi lúc, mọi nơi
Bạn có thể khắc phục sự cố từ xa của máy photocopy Kyocera với một bảng điều khiển duy nhất để giám sát các thiết bị được kết nối mạng. Thay vì phải mất thời gian đi đến một thiết bị khi “máy photocopy không hoạt động”, các bộ phận IT có thể phát hiện ra vấn đề từ xa và khắc phục sự cố hoặc họ sẽ biết cần phải làm gì trước khi sử dụng thiết bị.
Với ứng dụng “Kyocera Net Admin”, bạn cũng có thể xem mức sử dụng mực, mức giấy, cấu hình thiết bị và hành vi in. Điều này cho phép bạn tối ưu hóa môi trường in/sao chép của mình theo thời gian.
5. Kết nối với ứng dụng “Quản lý tài liệu” trên máy photocopy Kyocera
Có các trình kết nối bao gồm 4 sản phẩm quản lý tài liệu phổ biến: DocuWare, Square 9, SharePoint và OnBase. Các phần mềm này sẽ truy cập kho tài liệu của bạn từ bảng điều khiển máy photocopy để giúp việc in ấn trở nên dễ dàng. Ngoài ra, bạn có thể quét tài liệu trực tiếp vào kho lưu trữ hoặc vào quy trình công việc để tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình kinh doanh của bạn.
Lời kết
Đừng chỉ in và sao chép bằng máy photocopy của bạn. Hãy sử dụng thêm các ứng dụng trên để được tận dụng những lợi ích về năng suất của máy photocopy kỹ thuật số của bạn.
Mặc dù 5 ứng dụng đặc biệt trên chỉ dành riêng cho máy photocopy Kyocera, nhưng chức năng tương tự vẫn tồn tại trong các máy photocopy văn phòng của các thương hiệu khác.
Hãy truy cập Websosanh.vn để biết thêm thông tin hữu ích về tính năng và so sánh giá của các dòng máy photocopy mà bạn muốn sở hữu nhé.
